Odpowiednie zlecanie zadań czy ich delegowanie to jedne z najważniejszych kompetencji każdego szefa i bez znaczenia tu jest, czy masz pod sobą dwie, czy 100 osób. Zasady te są takie same. To właśnie odpowiednie zlecanie zadań decyduje o sukcesie lub porażce firmy. Od tego najczęściej zaczynają się wszystkie procesy w przedsiębiorstwie, a bagatelizowanie tej czynności niesie za sobą bardzo negatywne skutki.
POLECAMY
Wyobraź sobie generała na polu bitwy, który wydaje polecenia swoim oficerom, a ci przekazują je z błędami do swoich żołnierzy. Co się wówczas dzieje? Z pewnością następuje szereg wydarzeń zmierzających do klęski. Bardzo podobnie rzecz ma się w każdej firmie, gdzie zarządzasz co najmniej dwiema osobami.
Doświadczenie
- Tomek był dyrektorem sprzedaży w branży motoryzacyjnej, który zarządzał bezpośrednio 8 regionalnymi menadżerami. W trakcie naszego pierwszego spotkania okazało się, że Tomek boryka się z kilkoma bardzo istotnymi problemami. Pierwszym było to, że nie ma na nic czasu. Kiedy zapytałem go, co jest powodem, odpowiedział, że bardzo dużo rzeczy załatwia za swoich ludzi. Wynikało to z tego, że nie ufał im do końca, obawiał się, że praca wykonana przez nich nie będzie taka sama jak wykonana przez niego. Dodatkowo wielokrotnie prosił pracowników o zrobienie czegoś dodatkowego, uzyskiwał nawet ich akceptację, po czym zadania albo nie były dostarczane, albo były robione niewłaściwie. Podjął więc decyzję, że sam się tym zajmie. Efektem było to, że Tomek zakopał się w bieżących sprawach i zupełnie przestał myśleć o przyszłości, strategii, działaniach konkurencji, zmianach na rynku, klientach.
- Pierwszym krokiem jaki wspólnie zrobiliśmy, to zaczęliśmy pracę nad umiejętnością zlecania zadań podwładnym. Dzień po dniu Tomek realizował założenia, jakie obraliśmy w trakcie wspólnych treningów. Pierwsze efekty cały zespół zauważył po pierwszym miesiącu. Z czasem każdy pracownik zaczął brać odpowiedzialność za swoje zadania i doskonale wiedział, co i jak ma zrobić. Tomek, wykorzystując funkcję kontrolną, z powodzeniem sprawdzał, w którym miejscu są zadania i jakie ewentualnie kroki może podjąć. To co najważniejsze, Tomek uwolnił się od bieżących tematów i zaczął się skupiać na przyszłych priorytetach.
Zanim jednak zajmiemy się zagadnieniem odpowiedniego zlecania zadań, to na samym początku należy odróżnić te dwa pojęcia:
- Zlecanie zadań – to przekazanie konkretnego zadania drugiej osobie, która otrzyma wszystkie możliwe wskazówki i instrukcje, a dodatkowo będzie kontrolowana na każdym etapie wykonywania tego zadania.
- Delegowanie zadań – jest to oddanie całej, własnej kompetencji, czyli uprawnień i obowiązków innej osobie, która od tego momentu bierze pełną odpowiedzialność za dane zadanie bądź zadania.
Ty, jako szef, będziesz najczęściej zlecał zadania. Na samym początku zastanówmy się, dlaczego Twoi handlowcy, dlaczego Ty, dlaczego inni ludzie nie wykonują zadań, jakie są i...
