Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

31 marca 2020

NR 26 (Marzec 2020)

Sprawna komunikacja w firmie

96

Sprawna komunikacja w firmie to bardzo szerokie pojęcie. W wielu miejscach mówi się o tym, żeby komunikować się sprawnie, słuchać, unikać konfliktów itp. A przekładając to na konkretne działania, często pojawia się pytanie: co konkretnie robić? W tym artykule znajdziecie jedną z odpowiedzi na to tak ważne pytanie.

Dwie strony medalu

Efektywna komunikacja w firmie to jeden z tych elementów, który potrafi mieć ogromny wpływ na jakość pracy w organizacji. Dobra komunikacja to często brak konfliktów, jasność i przejrzystość przekazu, większa pewność prawidłowego wykonywania zadań, dobra atmosfera, szczerość, otwartość pracowników względem siebie i przełożonych.
Zła komunikacja to z kolei przeciwieństwo wszystkich elementów wymienionych powyżej. Mam swoją prywatną teorię związaną z istotą komunikacji w życiu i uważam, że komunikacja to czynnik, który odpowiada za wszystko co najlepsze i najgorsze na świecie. Wszelkie sukcesy to wynik komunikacji (na wielu płaszczyznach). Tak samo jak porażki i tragedie. W wielu przypadkach możliwe jest wskazanie błędów w komunikacji, które później doprowadziły do powstania licznych negatywnych zjawisk.

POLECAMY

Dwa ważne elementy

Tak samo jest w przedsiębiorstwach. Komunikacja może zapewnić sukces i doprowadzić do bankructwa firmy. Przykładem niech będzie jeden z moich klientów – poprzez brak komunikacji doszło do tego, że pracownicy zaczęli traktować właścicieli jak własne sekretarki. Pracownicy zarabiali bardzo duże sumy pieniędzy, a właściciele zastanawiali się, czy mogą wziąć z firmy pieniądze na zrealizowanie własnych potrzeb. Po wielu analizach okazało się, że przyczyną były błędy w komunikacji, a konkretnie brak komunikowania określonych rzeczy.
Rozwiązaniem okazała się również komunikacja. Tym razem ta właściwa, która polegała m.in. na przyznaniu się do tego, że większość błędów i złych sytuacji wynika właśnie z niewłaściwej jak dotąd komunikacji. Oprócz tego został podjęty również szereg innych działań, których celem było transparentne przedstawienie aktualnej sytuacji firmy. Zasada jest bowiem prosta: jeśli ludzie mają coś zrobić, w coś się zaangażować, potrzebują dwóch rzeczy: muszą o tym wiedzieć i to rozumieć. Efektem było pełne zrozumienie po stronie pracowników, dużo większe zaangażowanie w sprawy firmy i rozpoczęcie realizacji planu, wobec którego wcześniej prezentowali duży opór. Po prostu tego nie rozumieli. Brak zrozumienia wynikał z braku wiedzy. 
Brak wiedzy = brak zrozumienia = brak zaangażowania. To proste równanie pokazuje, w jaki sposób najszybciej popsuć komunikację w firmie – wystarczy przestać informować ludzi o tym, co ważne i o czym powinni wiedzieć. Wystarczy zacząć „chronić ich w dobrej wierze”, czyli zacząć ukrywać ważne informacje. To najlepiej sprawdzony sposób na złą komunikację w przedsiębiorstwie. 

Dwa cykle w komunikacji w firmie

Skoro wiadomo już na konkretnym przykładzie, jak popsuć komunikację, pojawia się znaczące pytanie: jak ją w takim razie kształtować?
Wystarczy mieć świadomość istnienia dwóch cykli, które strukturyzują przebieg procesów komunikacyjnych w organizacji (ilustracja 1.).


Zastosowanie właściwej komunikacji w firmie opartej o istnienie dwóch cykli – dyscyplinującego i komunikacyjnego – sprawia, że komunikacja:

  • staje się bardziej transparentna, 
  • staje się jasna i klarowna od początku, 
  • precyzuje zasady, reguły, cele, zadania, 
  • buduje otwartość na informację zwrotną. 

Dwa istotne elementy w komunikacji na co dzień

Długo zastanawiałem się i sprawdzałem w praktyce, czy któryś z tych elementów pełni jakąś wyjątkowo ważną funkcję w codziennej pracy. Dziś, na podstawie wielu miesięcy doświadczeń w roli konsultanta, menedżera i trenera, widzę, że kluczowe w cyklu komunikacyjnym są elementy 1 i 2, czyli przedstawienie lub przypomnienie zasad oraz właściwa komunikacja celów i zadań z uwzględnieniem tak ważnego elementu, jakim jest właściwy kontekst. Dlatego, żebyś miał możliwość dokładnego zrozumienia, o co chodzi w tych dwóch elementach, w ramce 1. znajdziesz krótką strukturę takiej rozmowy czy przeprowadzenia spotkania, podczas którego mają zostać nakreślone bądź przypomniane zasady. 

RamkA 1
Struktura rozmowy prezentującej zasady jest dość intuicyjna i prosta:

  1. Przedstaw cel spotkania lub swoją intencję – najlepiej, żebyś zrobił to z punktu widzenia interesu ludzi, którzy mają Cię posłuchać i zastosować się do tych zasad. Taki komunikat może brzmieć w sposób następujący: „Moi Drodzy, spotykamy się dzisiaj, ponieważ podstawą bezpieczeństwa w firmie jest świadomość tego, jakie obowiązują reguły i jakie są nagrody za działanie zgodnie z nimi. My, ludzie, często potrzebujemy również tego, żeby jasno wyznaczyć nam granice. Świadomość tego daje nam przekonanie dotyczące tego, jak daleko i w jakich obszarach możemy się posunąć. Dlatego dzisiaj krótka informacja dla Was przedstawiająca lub przypominająca to, jakie są reguły gry, w którą wszyscy razem gramy i która ma nas doprowadzić do realizacji celów, jakie wszyscy sobie stawiamy”. To oczywiście przykładowa forma takiego komunikatu. Pamiętaj, żeby taką informację przedstawiać zawsze z pozycji „my” – buduj świadomość, że Ciebie te reguły dotyczą tak samo jak całego zespołu. 
  2. Określ, czego oczekujesz – powiedz dokładnie, jakie są Twoje oczekiwania. Możesz te oczekiwania podzielić na trzy kategorie: posiadana wiedza, posiadane umiejętności, postawa. Oczywiście nie wszystkich trzech elementów w ramach danego zespołu czy zadania możesz oczekiwać. Wskaż na te elementy, na których Ci zależy. Powiedz również, co spotka tych, którzy będą się tego trzymać. Możesz mieć przygotowany jakiś zestaw bonusów lub np. uzależnić premię uznaniową od trzymania się wymienionych przez Ciebie zasad i reguł. 
  3. Powiedz, czego nie zaakceptujesz – tutaj ważna uwaga! Punkty 2. i 3. możesz spokojnie zastosować w odwróconej kolejności (najpierw powiedzieć o elementach nieakceptowalnych, a później wskazać na te oczekiwane). W tym punkcie wskaż, czego c...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy