Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

31 marca 2020

NR 26 (Marzec 2020)

Sprawna komunikacja w firmie

9

Sprawna komunikacja w firmie to bardzo szerokie pojęcie. W wielu miejscach mówi się o tym, żeby komunikować się sprawnie, słuchać, unikać konfliktów itp. A przekładając to na konkretne działania, często pojawia się pytanie: co konkretnie robić? W tym artykule znajdziecie jedną z odpowiedzi na to tak ważne pytanie.

Dwie strony medalu

Efektywna komunikacja w firmie to jeden z tych elementów, który potrafi mieć ogromny wpływ na jakość pracy w organizacji. Dobra komunikacja to często brak konfliktów, jasność i przejrzystość przekazu, większa pewność prawidłowego wykonywania zadań, dobra atmosfera, szczerość, otwartość pracowników względem siebie i przełożonych.
Zła komunikacja to z kolei przeciwieństwo wszystkich elementów wymienionych powyżej. Mam swoją prywatną teorię związaną z istotą komunikacji w życiu i uważam, że komunikacja to czynnik, który odpowiada za wszystko co najlepsze i najgorsze na świecie. Wszelkie sukcesy to wynik komunikacji (na wielu płaszczyznach). Tak samo jak porażki i tragedie. W wielu przypadkach możliwe jest wskazanie błędów w komunikacji, które później doprowadziły do powstania licznych negatywnych zjawisk.

Dwa ważne elementy

Tak samo jest w przedsiębiorstwach. Komunikacja może zapewnić sukces i doprowadzić do bankructwa firmy. Przykładem niech będzie jeden z moich klientów – poprzez brak komunikacji doszło do tego, że pracownicy zaczęli traktować właścicieli jak własne sekretarki. Pracownicy zarabiali bardzo duże sumy pieniędzy, a właściciele zastanawiali się, czy mogą wziąć z firmy pieniądze na zrealizowanie własnych potrzeb. Po wielu analizach okazało się, że przyczyną były błędy w komunikacji, a konkretnie brak komunikowania określonych rzeczy.
Rozwiązaniem okazała się również komunikacja. Tym razem ta właściwa, która polegała m.in. na przyznaniu się do tego, że większość błędów i złych sytuacji wynika właśnie z niewłaściwej jak dotąd komunikacji. Oprócz tego został podjęty również szereg innych działań, których celem było transparentne przedstawienie aktualnej sytuacji firmy. Zasada jest bowiem prosta: jeśli ludzie mają coś zrobić, w coś się zaangażować, potrzebują dwóch rzeczy: muszą o tym wiedzieć i to rozumieć. Efektem było pełne zrozumienie po stronie pracowników, dużo większe zaangażowanie w sprawy firmy i rozpoczęcie realizacji planu, wobec którego wcześniej prezentowali duży opór. Po prostu tego nie rozumieli. Brak zrozumienia wynikał z braku wiedzy. 
Brak wiedzy = brak zrozumienia = brak zaangażowania. To proste równanie pokazuje, w jaki sposób najszybciej popsuć komunikację w firmie – wystarczy przestać informować ludzi o tym, co ważne i o czym powinni wiedzieć. Wystarczy zacząć „chronić ich w dobrej wierze”, czyli zacząć ukrywać ważne informacje. To najlepiej sprawdzony sposób na złą komunikację w przedsiębiorstwie. 

Dwa cykle w komunikacji w firmie

Skoro wiadomo już na konkretnym przykładzie, jak popsuć komunikację, pojawia się znaczące pytanie: jak ją w takim razie kształtować?
Wystarczy mieć świadomość istnienia dwóch cykli, które strukturyzują przebieg procesów komunikacyjnych w organizacji (ilustracja 1.).


Zastosowanie właściwej komunikacji w firmie opartej o istnienie dwóch cykli – dyscyplinującego i komunikacyjnego – sprawia, że komunikacja:

  • staje się bardziej transparentna, 
  • staje się jasna i klarowna od początku, 
  • precyzuje zasady, reguły, cele, zadania, 
  • buduje otwartość na informację zwrotną. 

Dwa istotne elementy w komunikacji na co dzień

Długo zastanawiałem się i sprawdzałem w praktyce, czy któryś z tych elementów pełni jakąś wyjątkowo ważną funkcję w codziennej pracy. Dziś, na podstawie wielu miesięcy doświadczeń w roli konsultanta, menedżera i trenera, widzę, że kluczowe w cyklu komunikacyjnym są elementy 1 i 2, czyli przedstawienie lub przypomnienie zasad oraz właściwa komunikacja celów i zadań z uwzględnieniem tak ważnego elementu, jakim jest właściwy kontekst. Dlatego, żebyś miał możliwość dokładnego zrozumienia, o co chodzi w tych dwóch elementach, w ramce 1. znajdziesz krótką strukturę takiej rozmowy czy przeprowadzenia spotkania, podczas którego mają zostać nakreślone bądź przypomniane zasady. 

RamkA 1
Struktura rozmowy prezentującej zasady jest dość intuicyjna i prosta:

  1. Przedstaw cel spotkania lub swoją intencję – najlepiej, żebyś zrobił to z punktu widzenia interesu ludzi, którzy mają Cię posłuchać i zastosować się do tych zasad. Taki komunikat może brzmieć w sposób następujący: „Moi Drodzy, spotykamy się dzisiaj, ponieważ podstawą bezpieczeństwa w firmie jest świadomość tego, jakie obowiązują reguły i jakie są nagrody za działanie zgodnie z nimi. My, ludzie, często potrzebujemy również tego, żeby jasno wyznaczyć nam granice. Świadomość tego daje nam przekonanie dotyczące tego, jak daleko i w jakich obszarach możemy się posunąć. Dlatego dzisiaj krótka informacja dla Was przedstawiająca lub przypominająca to, jakie są reguły gry, w którą wszyscy razem gramy i która ma nas doprowadzić do realizacji celów, jakie wszyscy sobie stawiamy”. To oczywiście przykładowa forma takiego komunikatu. Pamiętaj, żeby taką informację przedstawiać zawsze z pozyc...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy