Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

21 września 2021

NR 35 (Wrzesień 2021)

BUDOWA MODELU PROGNOZOWANIA SPRZEDAŻOWEGO – OD CZEGO ZACZĄĆ?

0 27

Przy tworzeniu lub optymalizacji departamentów sprzedażowych warto już od samego początku budować mechanizmy, które w dłuższej perspektywie pozwalają na lepsze zarządzanie przedsiębiorstwem oraz działem. Jednym ze wspomnianych elementów jest bez wątpienia model prognozy sprzedażowej. Model prognozujący często kojarzony jest z trudnym do zrealizowania projektem. W poniższym tekście postaram się udowodnić, że do wprowadzenia modelu prognozy sprzedaży nie jest potrzebne zaawansowane Business Intelligence, a poukładanie danych i odpowiednia analiza wyników.

Budowa modelu prognozującego wyniki sprzedażowe, które mogą być uwzględnione w tworzeniu budżetu, zaczyna się od odpowiedniej konfiguracji procesu sprzedażowego w systemie CRM. Jako przykład podam konfigurację etapów sprzedażowych (deal stage) i wykorzystanie określonego prawdopodobieństwa wygranej/przegranej przypisanej do poszczególnego etapu.

POLECAMY

Prognozowanie składa się nie tylko z samych liczb. Dobry model prognozowania powinien opierać się na zrozumieniu procesu sprzedażowego wewnątrz organizacji. Z tego powodu, decydując się na projekt budowy modelu prognozy, należy mieć na uwadze poniższe obszary:

  1. Zestawienie, posegregowanie i wypłaszczenie danych związanych z aktywnościami zawierającymi się w procesie sprzedażowym. W tym punkcie powinniśmy się skupić przede wszystkim na czasie trwania poszczególnych etapów sprzedażowych,
  2. Definicja etapów sprzedaży.
  3. Punkt 1 i 2 powinien przybliżyć nas do sposobności obliczenia prawdopodobieństwa wygranej.
  4. Przeszkolenie zespołu sales z zakresu uzupełniania danych oraz korzystania z systemu CRM.
  5. Realizując powyższe punkty, możemy zacząć myśleć o automatyzacji przepływu danych oraz wyciąganiu wniosków.

Analiza średniego czasu trwania okresu sprzedażowego powinna być kolejnym krokiem w budowie modelu prognozy. Dla uproszczenia prezentowanego przykładu przyjmijmy, że proces sprzedażowy w firmie „x” wynosi dokładnie 30 dni. 

Tabela 1. Etap sprzedaży vs. prawdopodobieństwa zamknięcia 

Etapy procesu sprzedaży 
(Deal Stage)
Prawdopodobieństwo
WIN
Prawdopodobieństwo
LOST
Prospect 10% 90%
Ready 20% 80%
Analyse 30% 70%
Closure 50% 50%
Negotiate 90% 10%
Win - -
Lost  - -

Przyjęty czas pozwala nam przyjąć, że deale otwarte na koniec miesiąca „y” najprawdopodobniej zostaną zamknięte na koniec kolejnego miesiąca „z”.

Oczekiwania wobec zespołu

Kolejnym krokiem będzie dokładne zdefiniowanie oczekiwań organizacji względem zespołu sprzedaży co do wymaganych działań handlowych na poszczególnym etapie sprzedaży. Odpowiednie przygotowanie pozwoli na dokładniejsze analizy oraz na zwiększenie prawdopodobieństwa trafności prognozy. Warto przyjąć, że poszczególny stage jest miniprojektem wymagającym zaangażowania odpowiednich departamentów uzupełniających dział handlowy. Celem powyższej strategii jest wspomniane wcześniej działanie optymalizacji prognozy. Analizując kroki zawarte w każdym projekcie (stage), będziemy mieli podstawy do wprowadzenia usprawnień i zwiększania prawdopodobieństwa zamknięcia.

Proponowane definicje dotyczące wymagań organizacji względem zespołu sprzedaży

  1. Prospect. Moment weryfikacji danych oraz przypisania kontaktu/leada do zespołu sprzedażowego. Jest to moment, kiedy zespół sprzedażowy powinien przeanalizować swoje zasoby i potencjalną szansę sprzedaży oraz wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie procesu sprzedażowego.
  2. Ready. Kontakt został zaakceptowany przez zespół sprzedażowy. Rozpoczyna się praca sprzedaży polegająca na pierwszym kontakcie/próbie umówienia spotkania/przedstawienia oferty.
  3. Analyse. Moment, w którym kontakt został zainicjowany i zrealizowany. Etap, w którym powinna nastąpić dokładna analiza potrzeb klienta po kontakcie.
  4. Closure. Etap końcowy. Umowa przesłana do klienta. Oczekiwanie na akceptację.
  5. Negotiate. Przekazanie do zespołu opieki klienta.

Tabela 3. Prognoza sprzedażowa 

Etapy procesu sprzedaży (Deal Stage)  Prognoza Win (zł) Średni czas etapu sprzedaży (dni) Prognoza Lost (zł) Wartość pipeline
Prospect 1700 5 15300 17000
Ready 1800 5 7200 9000
Analyse 1500 10 3500 5000
Closure 5500 5 5500 11000
Negotiate 6300 5 700 7000

Źródło: opracowanie własne autora

Tabela 4. Prognoza vs. planowanie budżetu (wycinek)

Budżet...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy