Dołącz do czytelników
Brak wyników

Narzędzia wspierające sprzedaż

9 grudnia 2021

NR 36 (Listopad 2021)

Automatyzacja procesów biznesowych – szansa czy przereklamowana usługa?

0 135

Procesy biznesowe (zwane również metodami biznesowymi) zachodzą w każdej, nawet najmniejszej firmie. Kiedy ktoś twierdzi, że w jego przedsiębiorstwie nie ma takich procesów, jest w błędzie i prawdopodobnie najzwyczajniej w świecie nie wie, czym one są.

Jednym z podstawowych celów każdej prowadzonej działalności powinna być automatyzacja procesów biznesowych, gdyż przyczynia się ona m.in. do wzrostu produktywności, podniesienia jakości obsługi klienta czy obniżenia kosztów, jakie ponosimy.

POLECAMY

Procesy biznesowe i ich automatyzacja

Procesy biznesowe to powiązane ze sobą zadania, które prowadzą do osiągnięcia określonego wcześniej celu lub rozwiązują dany problem. Można nimi zarządzać, ulepszać, a także zwiększać ich wydajność po to, by w jak najefektywniejszy sposób prowadzić swój biznes. Procesami są np. obieg faktur, zatwierdzanie wniosków urlopowych, dodawanie kolejnych zamówień, rejestr umów czy choćby rekrutacja nowych pracowników.
Istnieją – rzecz jasna – czynności, które warto, a wręcz należy wykonać osobiście. Jest to np. telefonowanie do klientów z propozycją nowej oferty zamiast wysyłanie maili, których każdy z naszych kontrahentów otrzymuje w ciągu dnia dziesiątki. W takiej sytuacji bezpośredni kontakt ma zdecydowanie większy sens. Natomiast takie czynności – jak chociażby archiwizacja dokumentów – warto zautomatyzować. Po co nam szafa lub wręcz całe pomieszczenie segregatorów, jeśli możemy je mieć w jednym miejscu – w komputerze? Po pierwsze, nasze dokumenty będą dużo lepiej zabezpieczone, a po drugie, dostęp do nich uzyskają wszystkie uprawnione osoby, również te, które pracują zdalnie, a nie tylko te, które danego dnia są w biurze.
 

Ramka 1
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych? 

Automatyzacja procesów biznesowych polega na uporządkowaniu i usprawnieniu np. obiegu dokumentów, zadań oraz informacji między poszczególnymi elementami firmy (mogą to być nie tylko działy, ale również poszczególni pracownicy) zgodnie z określonymi procedurami. Proces ten ma na celu zautomatyzowanie działań, które zajmują nam najwięcej czasu i które może wykonać za nas komputer. 


Strach ma wielkie oczy

Jest mnóstwo procesów w firmie, które można właśnie w taki sposób zautomatyzować, i – co za tym idzie – usprawnić funkcjonowanie własnego biznesu. W wielkich korporacjach automatyzacje to już codzienność, jednak na polskim rynku wciąż można spotkać przedsiębiorców, którzy podchodzą bardzo sceptycznie do tego tematu. Dlaczego?
Po pierwsze – ze strachu. Boimy się tego, czego nie znamy, nie rozumiemy, co jest dla nas nowe. Nowe systemy, technologie i usprawnienia budzą lęk. Nie potrafimy sobie wyobrazić efektu, jaki możemy otrzymać dzięki automatyzacji. Ciężko jest również przekonać do wprowadzenia ulepszeń kogoś, kto uważa, że skoro coś jakoś funkcjonuje, to zmiany nie są potrzebne.
 

ZAPAMIĘTAJ! 
Przed podjęciem decyzji o tym, komu zlecić proces automatyzacji w naszym przedsiębiorstwie, sprawdźmy dokładnie, kto to jest i jak długo się tym zajmuje. Poprośmy o referencje, sprawdźmy, jaki dana firma ma roczny przychód – jeśli opiera się on na wielomilionowych sumach, trudno się spodziewać, że firma zamknie się z dnia na dzień, a my zostaniemy na przysłowiowym lodzie. 


Złe doświadczenia

Zdarza się tak, że w naszym przedsiębiorstwie ktoś już podejmował próby zautomatyzowania procesów biznesowych. Jeśli jednak była to młoda firma, bez doświadczenia w tej dziedzinie, istnieje ryzyko, że efekty jej działań będą dla nas co najmniej niezadowalające. Należy pamiętać, że jak w każdej dziedzinie są firmy, które dopiero zaczynają, i takie, które od lat specjalizują się w danych usługach.
W internecie można „wygooglować” wiele przedsiębiorstw i usługodawców oraz sprawdzić opinie o nich. Warto korzystać z możliwości, jakie są dostępne, aby wybrać opcję najkorzystniejszą z naszego punktu widzenia.

Niewiedza  

Często bywa tak, że jako właściciele firm nie mamy świadomości, jak może wyglądać nasz biznes po wdrożeniu tego typu rozwiązań informatycznych. Zastanawiamy się, czy to się w naszym wypadku sprawdzi, rozważamy za i przeciw, nie wiemy, czy pracownicy się odnajdą w nowych realiach, czy będą potrafili z tego korzystać. Taki sceptycyzm jest jak najbardziej zrozumiały. Jeśli jednak decydujemy się na prowadzenie własnej działalności, musimy czasami znaleźć w sobie odwagę do tego, by zaryzykować i iść z duchem czasu. Pracowników możemy odpowiednio przeszkolić oraz uświadomić, jakie korzyści oni sami odniosą z wprowadzonych zmian. Warto też, abyśmy zapewnili ich, że automatyzacja nie będzie się wiązała z redukcją etatów i utratą pracy.

Taniej nie znaczy lepiej

Częstym zarzutem, z jakim można się spotkać, jest koszt automatyzacji. Właściciele firm, szczególnie tych mniejszych, twierdzą, że cena przeprowadzenia takiego procesu jest zbyt wysoka. Faktycznie, może nie jest to jedna z najtańszych usług, ale potraktujmy ją jako inwestycję. Jeśli wycenimy ją na 5 tys. zł, a wiemy, że dzięki tej automatyzacji firma w dłuższej perspektywie zaoszczędzi 15 tys. zł, to rachunek jest prosty. Czasem wystarczy zmienić punkt widzenia, żeby dostrzec potencjalne możliwości.

Eliminacja błędów i wykorzystywanie potencjału

Nie myli się tylko ten, kto nic nie robi. Nasi pracownicy są tylko ludźmi. Nie jest możliwe, by pracowali w stu procentach efektywnie i bez błędów każdego dnia w roku. Praca przed komputerem bywa nużąca, a chwila nieuwagi może skutkować poważnymi i kosztownymi błędami. Automatyzacja pozwala nam wyodrębnić pomyłki ludzkie. Jeśli część zadań „zlecimy” komputerowi, niwelujemy ryzyko popełnienia niektórych błędów.
Dzięki udoskonaleniu wewnętrznych procesów oszczędzamy czas, umożliwiamy naszym pracownikom wykonywanie zadań z dowolnego miejsca z dostępem do internetu, a także zapewniamy efektywniejszą pracę, dzięki stworzeniu przyjaznego środowiska o jasnych, przejrzystych zasadach i miłej atmosferze. Nasi pracownicy nie muszą już wykonywać długich, żmudnych i monotonnych zadań, mogą natomiast skupić się na poszczególnych przypadkach i rozwiązaniu konkretnych problemów. Dzięki temu w pełni wykorzystamy ich potencjał, wiedzę, kreatywność, umiejętności, doświadczenie, a oni zyskają poczucie większej satysfakcji z wykonywanych zadań.
 

Ramka 2
Plusy automatyzacji

Automatyzacja przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim:

  • daje nam ogrom wiedzy - statystyki oraz analizy, jakie możemy za jej pośrednictwem uzyskać, są bezcenne,
  • prawidłowo i rzetelnie przeprowadzone procesy automatyzacji mogą pokazać nam, jak funkcjonuje nasza firma oraz co należy poprawić, aby działania były jeszcze efektywniejsze,
  • dzięki automatyzacji możemy skontrolować, ile wydajemy na poszczególne kanały oraz ile leadów generuje każdy z nich; może się bowiem okazać, że kanał, w który inwestujemy kilkaset tysięcy złotych miesięcznie, przynosi nam straty, natomiast w rzeczywistości zysk cze...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy