Dołącz do czytelników
Brak wyników

Skuteczna sprzedaż

21 stycznia 2021

NR 31 (Styczeń 2021)

SZTUKA KOCHANIA PowerPointa: PRZEWODNIK PO PREZENTACJACH (NIE TYLKO) BIZNESOWYCH

66

Jako specjalistom z działów sprzedaży i business development zapewne obce są Wam takie uczucia, jak strach przed zaprezentowaniem oferty szerszemu gronu publiczności u klienta; nie jesteście też pewnie w stanie przypomnieć sobie sytuacji, w której zupełnie zapomnieliście, co mieliście powiedzieć. Muszę Was jednak zdziwić – w skali całego społeczeństwa jesteście szczęśliwą mniejszością.

 

POLECAMY

Jak wskazują badania przeprowadzone przez The National Institute of Mental Health, aż 73% badanych wskazało, że glossofobia (strach przed wystąpieniami publicznymi) jest jedną z tych sytuacji, które paraliżują ich najbardziej (na wyższych pozycjach znalazły się tylko lęk przed śmiercią, pająkami i wysokością).

Czy jednak istnieje coś, co możecie zrobić, żeby zyskać kilka dodatkowych punktów w oczach słuchających Was klientów i poskromić PowerPointową bestię? Oczywiście, że tak!

Wystąpienia z wykorzystaniem wsparcia multimedialnego w formie podobnej to tych, które znacie dzisiaj, straszą pracowników zatrudnionych w działach sprzedaży i marketingu od 1987 r., kiedy to Bob Gaskins stworzył program Presenter. Bob, jak każdy rodzic, niezwykle kochał swoje programistyczne dziecko i był przekonany, że zmieni ono jakość tworzonych wystąpień. Jak wiemy dzisiaj – wcale się nie mylił.

Wynalazek Gaskinsa zdecydowanie zrewolucjonizował rynek – oszczędził koszty tworzenia makiet i czas pracowników poświęcany na ręczne przygotowanie niezbędnych materiałów. Poza tymi zaletami miał on jednak jeden mankament – jak w przypadku każdego nowego narzędzia, dał pole do popisu wszystkim osobom niekochającym – w tym przypadku – designu, i popchnął nas w stronę patologicznych związków pełnych relacji opartych na przejściach między miłością a nienawiścią – przez to właśnie powstał osławiony już zwrot „Death by PowerPoint”, czyli nasza rodzima (w dosłownym tłumaczeniu) „śmierć przez PowerPointa”.

Jeżeli jednak opanujecie kilka prostych zasad, z pewnością uda Wam się go poskromić. A że rozwodu z nim raczej nie dostaniecie (przynajmniej nie od Waszych szefów), warto się z nimi zapoznać. Przyrzekam – z ręką na marketingowym serduszku – sztuka kochania PowerPointa i przyjaciół naprawdę wygląda strasznie tylko z pozoru.

Brzmi obiecująco? Zanim jednak zrozumiecie, jak dokładnie powinniście postępować, skupcie się na chwilę na nieco mniej przyjemnym zagadnieniu: błędach, które często mniej lub bardziej świadomie (nie chcę wytykać nikomu lenistwa, ale niewłaściwą priorytetyzację już tak – na część tych czynności zapewne w gąszczu codziennych obowiązków jest Wam szkoda czasu) popełniacie.

Przyjrzyjcie się więc najczęściej popełnianym uchybieniom.

Poskromienie złośnicy

Część z Was może sądzić, że przygotowaliście w życiu już tyle prezentacji, że nic nie jest Wam straszne, a każdy kolejny tworzony przez Was materiał i wystąpienie jest w zasadzie powieleniem poprzednich, ewentualnie stanowi lekką „parafrazę” materiału, który dział marketingu przygotował dwa tygodnie temu dla klienta X. Logicznie rzecz biorąc, skoro klient Y, przed którym macie wystąpić w tym tygodniu, jest z tej samej branży, możecie nic nie zmieniać i iść na żywioł.

Nic bardziej mylnego.

Każdy klient ma de facto inne oczekiwania, inną kulturę biznesową itd. – prezentacyjna droga na skróty nie zawsze (a raczej rzadko) popłaca.

Poradnik pozytywnego myślenia (i planowania)

Uporządkowanie tego, co macie zamiar powiedzieć, zawsze powinno stanowić wstęp do wszystkich dalszych prac. Jest to też etap, na którym należy ustalić cel tworzonej prezentacji – przedstawienie nowego produktu, analiza sytuacji firmy na rynku, podsumowanie kampanii itd.

Wraz z tworzeniem kolejnych fragmentów oferty warto co jakiś czas wrócić do określonego wcześniej celu i zastanowić się, czy podczas przygotowywania dalszych slajdów nie odeszliście za daleko od tematu całego wystąpienia.

Kolejnym aspektem, który należy sprawdzić przed stanięciem twarzą w twarz z właściwym audytorium, jest sposób, w jaki mówicie, oraz wartość merytoryczna przekazywanych treści. Poproście znajomych lub współpracowników o wysłuchanie Waszego wystąpienia. Dzięki temu będziecie mogli zobaczyć, które fragmenty są dla nich niejasne i wymagają dalszego uzupełnienia. I uwierzcie – lepiej przerobić te pytania z osobami, które są nam przychylne, niż stojąc przed nieco znudzonym zarządem.

Sprawdźcie też, czy mówiąc, mieścicie się w zakładanym czasie. Nie ma bowiem nic gorszego niż sytuacja, w której zostajecie zaproszeni na wygłoszenie godzinnej prelekcji i wyczerpujecie temat po 20 minutach lub odwrotnie – zajmujecie 1,5 godziny i nie ma już czasu na odpowiedzenie na pojawiające się ze strony audytorium pytania. Na wszelki wypadek przygotujcie sobie kilka dodatkowych przykładów do omówienia; zastanówcie się też, które z wymyślonych wcześniej anegdot można będzie ewentualnie pominąć.

Innym dobrym pomysłem jest nagranie swojego wystąpienia i przenalizowanie tak zebranego materiału. Może występując, zbyt mocno gestykulujecie? Za szybko mówicie? Przyjrzenie się sobie „w akcji” może uchronić nas przed niezadowoleniem i konsternacją naszych przyszłych słuchaczy.

To właśnie design!

Niezależnie od tego, czy dopiero raczkujecie na polu zawodowym, czy jesteście kombatantami rynku i na niejednym wystąpieniu już zjedliście zęby, istnieje jeden element budzący powszechny strach wśród większości osób zajmujących się biznesem – jest to kwestia zrównoważenia estetyki względem konieczności „upchnięcia” jak największej ilości informacji merytorycznych.

Co prawda Halloween dawno za nami i nikt raczej nie przebrał się za PowerPointa (a szkoda; hasło „cukierek albo rozjechany font bez polskich znaków” mogłoby stać się przebojem rozmiękczającym każde serce), warto jednak mimo to przyjrzeć się nieco dokładniej samemu narzędziu. Tym bardziej że, jak pisał Scott Adams, autor branżowego komiksu Dilbert: „PowerPoint slides are like children: no matter how ugly they are, you’re think they’re beautiful if they’re yours” (PowerPointowe slajdy są jak dzieci: nieważne, jak bardzo są brzydkie, i tak uznasz je za piękne, jeśli są Twoje).

Dobrze stworzone wsparcie wizualne to nieoceniona pomoc dla prelegenta. Jest to jednak broń obosieczna – jeżeli nie przemyślicie kwestii związanych z designem, możecie być pewni, że przykuje on uwagę audytorium bardziej niż merytoryka naszego wystąpienia. I to w negatywnym znaczeniu. Sprawdźcie więc, nad czym szczególnie powinniście popracować (uwaga: o ile omawianych poniżej elementów nie wypracował już wcześniej dział graficzny w dokumencie zwanym Brand Bookiem – jeśli w

Waszej firmie istnieje już tego rodzaju opracowanie, trzymajcie się kurczowo zapisanych w nim wytycznych):

1. Fonty – w przypadku czcionek największe znaczenie mają dwa aspekty – wielkość i styl. Decydując o nich, zatrzymajcie się na moment i zastanówcie, w jakiej sali występujecie. Czy osoby z końca pomieszczenia na pewno dostrzegą typowy Times New Roman 12 pkt? W kontekście zaś stylu – nie bójcie się mieszać ze sobą różnych fontów. Spróbujcie wybrać dwa lub trzy i stosujcie je do podkreślania pożądanych fragmentów. Pamiętajcie też, że każdy font, podobnie jak każdy człowiek, ma swój charakter. Jeśli nie chcielibyście wiązać wizerunku Waszej firmy z niedojrzałością, nie używajcie COMIC SANSU (ten przykład jest aż nazbyt oczywisty, ale sami wiecie, co mam na myśli). Ważne jest także, aby sprawdzić, czy wybrany przez nas font ma znaki diakrytyczne. Podczas instalacji wybranej czcionki na pewno zobaczycie najbardziej polskie zdanie, czyli „zażółć gęślą jaźń” – jeżeli na prezentacji potrzebujecie rodzimych znaków, zdecydowanie warto poświęcić nieco więcej czasu na znalezienie odpowiedniego kroju pisma.

Co więcej, jeżeli zdecydujecie się skorzystać z czcionki niewgranej systemowo do PowerPointa, koniecznie osadźcie wybrany font w prezentacji (Plik -> Opcje -> Zapisywanie -> Zachowaj wierność podczas udostępniania tej prezentacji -> Osadź czcionki w pliku) – zmniejszycie wtedy ryzyko „rozjechania się” dokumentu podczas odtwarzania go z innego komputera niż Wasz.

Pro-tip: czasami zakochujecie się od pierwszego wejrzenia w foncie dostrzeżonym „gdzieś w internetach” – w tym przypadku niezwykle użyteczna okazuje się wtyczka whatfont (działająca w przeglądarce Chrome), pozwalająca na podejrzenie, jaki font został użyty w danej witrynie.

2. Kolory – tak dużo decyzji, a tak mało czasu. Musicie zdecydować o kolorach fontów, tła i wielu innych elementów. A gdy już to zrobicie…, pora na podjęcie decyzji dotyczących odcienia, tonu i saturacji. Jeżeli mnogość możliwości brzmi dla Was przerażająco, dobrym pomysłem jest rozpoczęcie ustawiania templatu od wyboru jednego dodatkowego koloru o różnych nasyceniach. Jeżeli jednak chcecie poeksperymentować, ale nie wiecie, od czego zacząć – skorzystajcie z gotowego rozwiązania, generatora pasujących do siebie kolorów, czyli narzędzia Coloors.

3. Wizualizacja danych – wykorzystujcie tabele i wykresy. Pamiętajcie jednak, aby dostosować je do powyżej opisanych elementów – zmieńcie kolory i fonty na pasujące. Koniecznie też opiszcie je właściwie – podajcie źródło danych, lata, z których pochodzą, itd. (Ilustracja 1).

Zastanówcie się też, czy rzeczywiście Wasza wizja wykresu odpowiada rzeczywistym potrzebom generowanym przez dane per se. Wykres bąbelkowy nie jest najlepszą możliwą opcją do przedstawienia różnic między dwoma danymi i choćbyście bardzo chcieli, nie narysujecie linii trendu dla punktu danych,

4. Elementy graficzne – warto urozmaicić prezentowane treści o zdjęcia, ikony itd. Pamiętajcie jednak o prawach autorskich dotyczących grafik znalezionych w sieci (Creative Commons). Istnieją jednak miejsca, gdzie możecie znaleźć zdjęcia i ikony, z których możecie skorzystać bez obaw o posądzenie o kradzież czyjejś własności intelektualnej – warto poszukać ich na platformach, takich jak Freepik czy Flaticon. Być może na pierwszy rzut oka korzystanie z tego rodzaju elementów może wydać się Wam nieco infantylne – zobaczcie jednak, czym np. można zastąpić zwykłą generyczną tabelę (Ilustracja 2).

Innym sposobem na wykorzystanie elementów graficznych jest skorzystanie z tzw. mo...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy