Masz nie tylko priorytety, cele i marzenia, ale również i obowiązki. Ale ten czas… Niby do Twojej dyspozycji są 24 godziny, ale ciągle jest go za mało. Może przyczyną jest niewłaściwa organizacja? A może codziennie, po cichu, ale systematycznie konsumują go złodzieje czasu? Odkryj, kim są i spróbuj gospodarować Twoim czasem efektywniej!
„Jeśli znasz siebie i swego wroga, przetrwasz pomyślnie sto bitew. Jeśli nie poznasz swego wroga, lecz poznasz siebie, jedną bitwę wygrasz, a drugą przegrasz. Jeśli nie znasz ni siebie, ni wroga, każda potyczka będzie dla Ciebie zagrożeniem” – tak pisał wybitny chiński strateg Sun Tzu w Sztuce Wojny już w VI wieku p.n.e. Idąc jego tropem i chcąc zapanować nad swoim czasem i efektywnym planowaniem dnia, musisz poznać Twoich wrogów. Dopiero gdy określisz – najlepiej w formie listy – największych pożeraczy czasu, możesz przystąpić do ich eliminacji. Pomogą Ci w tym metody zarządzania sobą w czasie oraz rożne techniki, które postaram się przybliżyć Ci w niniejszym artykule. Tylko nie łudź się, że od razu osiągniesz w tym perfekcję – uzyskanie pełnego zadowolenia jest niesamowicie trudne, a ponadto dopiero systematyczny trening czyni mistrza. Jeżeli jednak chcesz przynajmniej rozpocząć temat zmian w planowaniu swojej efektywności czasowej, polecam przyjrzeć się poniższym aspektom zarówno w kontekście czasu prywatnego, jak i tego poświęcanego na pracę zawodową.
POLECAMY
Bardzo często | Często | Sporadycznie | Prawie nigdy | |
Chętnie prowadzę długie telefoniczne rozmowy prywatne (niezwiązane z pracą), lubię dużo wiedzieć o sprawach innych osób | ||||
Lubię spędzać czas przed telewizorem, także aby „poskakać” po kanałach, pooglądać reality show, seriale i przy okazji reklamy | ||||
Zabieram się za wiele spraw naraz, wielu z nich nie kończę | ||||
Ciągle czegoś szukam – zazwyczaj z uwagi na nieporządek | ||||
Nie lubię prosić o pomoc, załatwiam także te sprawy, które mógłby załatwić ktoś inny | ||||
Buszuję po internecie, sprawdzam, co się dzieje na portalach społecznościowych, często tracąc przez to poczucie czasu |
Pochłaniacze czasu prywatnego
Zacznijmy od tego, że większość z nas po pracy ma „drugi etat” – składają się nań rodzina, zakupy czy opieka nad dziećmi. Te obowiązki wplatamy siłą rzeczy w nasz plan dnia, jednak hobby z braku czasu nierzadko odkładamy na bliżej nieokreśloną przyszłość. Co zrobić, aby wygospodarować na nie czas? Przede wszystkim warto zastanowić się, na co go poświęcamy. Proponuję krótkie ćwiczenie w obszarze autorefleksji. Odpowiedz na pytania, a następnie zastanów się nad punktami, w których zaznaczyłeś „często” i „bardzo często” – podlicz też czas, który poświęcasz na nie w ciągu tygodnia. W ten sposób określisz, czy w Twoim planie dnia pojawiają się złodzieje czasu i ile Twojego czasu absorbują.
Nie ma nic złego w tym, aby od czasu do czasu obejrzeć w telewizji dobry film, program publicystyczny czy dokument. Jednak należy sobie zadać pytanie, czy nasza aktywność w tym zakresie nie koncentruje się na bezcelowym przerzucaniu się z kanału na kanał. Nie inaczej jest z buszowaniem po internecie –
portale społecznościowe i komunikatory nie tylko wciągają, ale i uzależniają. Podobnie jest z rozmowami telefonicznymi – warto zadzwonić do rodziców czy przyjaciółki, gdyż takie rozmowy i emocje z nimi związane są bardzo potrzebne. Należy jednak zastanowić się, czy mamy czas na długie omawianie informacji, dokąd sąsiadka cioci pojechała na urlop lub w jakich okolicznościach przypaliła garnek. Poświęcanie bowiem zbyt wiele uwagi życiu innych, często obcych nam ludzi, nie wnosi zazwyczaj nic do naszego życia, za to ograbia nas z cennych minut, a nawet godzin.
Bezproduktywność w pracy
O ile na czas prywatny mamy zwykle przełożenie i zazwyczaj możemy go zaplanować we własnym zakresie, o tyle w życiu zawodowym jest to trudniejsze, gdyż jesteśmy uzależnieni od większej liczby osób, w tym szefa, kolegów z pracy oraz klientów i pośrednio od ich sposobu pracy, a także od zasad obowiązujących w firmie. Szczególnie jest to widoczne w działach sprzedaży.
Z „Raportu Produktywności” autorstwa firmy Proudfood, opracowanego na bazie 800 respondentów w 19 krajach, wynika, że handlowcy na sprzedaż poświęcają jedynie 11% czasu. 49% czasu zajmują im obowiązki prospectingowe, forecastowe, administracyjne i rozwiązywanie problemów. Do tego dochodzą pochłaniające ich tematy okołosprzedażowe – dyskusje i konflikty z innymi działami, np. marketingiem, a także pościg za szybkimi wynikami, utrudniający bieżące eksplorowanie nowych, perspektywicznych możliwości sprzedażowych. Z kolei z badań zrealizowanych przez firmę Censuswide na zlecenie firmy Ricoh wynika, że najwięksi pożeracze czasu w pracy to duża liczba wiadomości e-mail (41%) i spotkania (37%).
Efektywność pracy to niewątpliwie kwestia, z którą musi się zmierzyć każdy pracodawca, chcący pozostać konkurencyjnym na rynku. W tym miejscu warto się jednak pochylić także nad własnym stylem pracy. Na procesy u naszego pracodawcy możemy bowiem mieć niewielkie przełożenie, podczas gdy na osobistą organizację sposobu i czasu pracy jak najbardziej. Wybrane obszary, które często prowadzą do nieefektywności w pracy indywidualnej i zespołowej, przedstawia ilustracja 1.

Jeśli w pracy towarzyszy nam bałagan na biurku, chaos w dokumentach i próbujemy złapać kilka srok za ogon w tym samym czasie – niewątpliwie wpływa to negatywnie na naszą efektywność. Może to także rzutować na pracę zespołową. Jeśli bowiem nie umiemy określić ważności postawionych przed nami zadań i w konsekwencji zajmujemy się w pierwszej kolejności realizacją zagadnień mało istotnych, podczas gdy tematy kluczowe odkładamy na ostatnią chwilę – możemy potem w pośpiechu popełnić błędy, których rozwiązanie zajmie dodatkowy czas nie tylko nam, ale także innym członkom naszego zespołu.
Ćwiartki Eisenhowera
Jak już wspomniałam wcześniej, umiejętność priorytetyzacji zadań jest jedną z kluczowych umiejętności, która pomoże nam mądrze gospodarować naszym czasem. W tym kontekście warto się zastanowić, czym się różni czynność ważna od pilnej.
Posłużmy się tu przykładem deklaracji podatkowej PIT-37, którą co roku najpóźniej do końca kwietnia należy złożyć do Urzędu Skarbowego. Wypełn...
Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów
- 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
- Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
- Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
- Dostęp do czasopisma w wersji online
- ...i wiele więcej!