Pożeracze czasu kontra efektywne planowanie, czyli jak zarządzać czasem zawodowym i prywatnym?

„Jeśli znasz siebie i swego wroga, przetrwasz pomyślnie sto bitew. Jeśli nie poznasz swego wroga, lecz poznasz siebie, jedną bitwę wygrasz, a drugą przegrasz. Jeśli nie znasz ni siebie, ni wroga, każda potyczka będzie dla Ciebie zagrożeniem” – tak pisał wybitny chiński strateg Sun Tzu w Sztuce Wojny już w VI wieku p.n.e. Idąc jego tropem i chcąc zapanować nad swoim czasem i efektywnym planowaniem dnia, musisz poznać Twoich wrogów. Dopiero gdy określisz – najlepiej w formie listy – największych pożeraczy czasu, możesz przystąpić do ich eliminacji. Pomogą Ci w tym metody zarządzania sobą w czasie oraz rożne techniki, które postaram się przybliżyć Ci w niniejszym artykule. Tylko nie łudź się, że od razu osiągniesz w tym perfekcję – uzyskanie pełnego zadowolenia jest niesamowicie trudne, a ponadto dopiero systematyczny trening czyni mistrza. Jeżeli jednak chcesz przynajmniej rozpocząć temat zmian w planowaniu swojej efektywności czasowej, polecam przyjrzeć się poniższym aspektom zarówno w kontekście czasu prywatnego, jak i tego poświęcanego na pracę zawodową.

TABELA 1 Ćwiczenie – autorefl eksja

	Bardzo często	Często	Sporadycznie	Prawie nigdy
Chętnie prowadzę długie telefoniczne rozmowy prywatne (niezwiązane z pracą), lubię dużo wiedzieć o sprawach innych osób
Lubię spędzać czas przed telewizorem, także aby „poskakać” po kanałach, pooglądać reality show, seriale i przy okazji reklamy
Zabieram się za wiele spraw naraz, wielu z nich nie kończę
Ciągle czegoś szukam – zazwyczaj z uwagi na nieporządek
Nie lubię prosić o pomoc, załatwiam także te sprawy, które mógłby załatwić ktoś inny
Buszuję po internecie, sprawdzam, co się dzieje na portalach społecznościowych, często tracąc przez to poczucie czasu

Pochłaniacze czasu prywatnego

Zacznijmy od tego, że większość z nas po pracy ma „drugi etat” – składają się nań rodzina, zakupy czy opieka nad dziećmi. Te obowiązki wplatamy siłą rzeczy w nasz plan dnia, jednak hobby z braku czasu nierzadko odkładamy na bliżej nieokreśloną przyszłość. Co zrobić, aby wygospodarować na nie czas? Przede wszystkim warto zastanowić się, na co go poświęcamy. Proponuję krótkie ćwiczenie w obszarze autorefleksji. Odpowiedz na pytania, a następnie zastanów się nad punktami, w których zaznaczyłeś „często” i „bardzo często” – podlicz też czas, który poświęcasz na nie w ciągu tygodnia. W ten sposób określisz, czy w Twoim planie dnia pojawiają się złodzieje czasu i ile Twojego czasu absorbują.
Nie ma nic złego w tym, aby od czasu do czasu obejrzeć w telewizji dobry film, program publicystyczny czy dokument. Jednak należy sobie zadać pytanie, czy nasza aktywność w tym zakresie nie koncentruje się na bezcelowym przerzucaniu się z kanału na kanał. Nie inaczej jest z buszowaniem po internecie – 
portale społecznościowe i komunikatory nie tylko wciągają, ale i uzależniają. Podobnie jest z rozmowami telefonicznymi – warto zadzwonić do rodziców czy przyjaciółki, gdyż takie rozmowy i emocje z nimi związane są bardzo potrzebne. Należy jednak zastanowić się, czy mamy czas na długie omawianie informacji, dokąd sąsiadka cioci pojechała na urlop lub w jakich okolicznościach przypaliła garnek. Poświęcanie bowiem zbyt wiele uwagi życiu innych, często obcych nam ludzi, nie wnosi zazwyczaj nic do naszego życia, za to ograbia nas z cennych minut, a nawet godzin. 

Bezproduktywność w pracy

O ile na czas prywatny mamy zwykle przełożenie i zazwyczaj możemy go zaplanować we własnym zakresie, o tyle w życiu zawodowym jest to trudniejsze, gdyż jesteśmy uzależnieni od większej liczby osób, w tym szefa, kolegów z pracy oraz klientów i pośrednio od ich sposobu pracy, a także od zasad obowiązujących w firmie. Szczególnie jest to widoczne w działach sprzedaży.
Z „Raportu Produktywności” autorstwa firmy Proudfood, opracowanego na bazie 800 respondentów w 19 krajach, wynika, że handlowcy na sprzedaż poświęcają jedynie 11% czasu. 49% czasu zajmują im obowiązki prospectingowe, forecastowe, administracyjne i rozwiązywanie problemów. Do tego dochodzą pochłaniające ich tematy okołosprzedażowe – dyskusje i konflikty z innymi działami, np. marketingiem, a także pościg za szybkimi wynikami, utrudniający bieżące eksplorowanie nowych, perspektywicznych możliwości sprzedażowych. Z kolei z badań zrealizowanych przez firmę Censuswide na zlecenie firmy Ricoh wynika, że najwięksi pożeracze czasu w pracy to duża liczba wiadomości e-mail (41%) i spotkania (37%). 
Efektywność pracy to niewątpliwie kwestia, z którą musi się zmierzyć każdy pracodawca, chcący pozostać konkurencyjnym na rynku. W tym miejscu warto się jednak pochylić także nad własnym stylem pracy. Na procesy u naszego pracodawcy możemy bowiem mieć niewielkie przełożenie, podczas gdy na osobistą organizację sposobu i czasu pracy jak najbardziej. Wybrane obszary, które często prowadzą do nieefektywności w pracy indywidualnej i zespołowej, przedstawia ilustracja 1. 

Jeśli w pracy towarzyszy nam bałagan na biurku, chaos w dokumentach i próbujemy złapać kilka srok za ogon w tym samym czasie – niewątpliwie wpływa to negatywnie na naszą efektywność. Może to także rzutować na pracę zespołową. Jeśli bowiem nie umiemy określić ważności postawionych przed nami zadań i w konsekwencji zajmujemy się w pierwszej kolejności realizacją zagadnień mało istotnych, podczas gdy tematy kluczowe odkładamy na ostatnią chwilę – możemy potem w pośpiechu popełnić błędy, których rozwiązanie zajmie dodatkowy czas nie tylko nam, ale także innym członkom naszego zespołu.

Ćwiartki Eisenhowera

Jak już wspomniałam wcześniej, umiejętność priorytetyzacji zadań jest jedną z kluczowych umiejętności, która pomoże nam mądrze gospodarować naszym czasem. W tym kontekście warto się zastanowić, czym się różni czynność ważna od pilnej. 
Posłużmy się tu przykładem deklaracji podatkowej PIT-37, którą co roku najpóźniej do końca kwietnia należy złożyć do Urzędu Skarbowego. Wypełn...