Dołącz do czytelników
Brak wyników

Skuteczna sprzedaż & wizerunek

14 listopada 2019

NR 24 (Listopad 2019)

Pożeracze czasu kontra efektywne planowanie, czyli jak zarządzać czasem zawodowym i prywatnym?

248

Masz nie tylko priorytety, cele i marzenia, ale również i obowiązki. Ale ten czas… Niby do Twojej dyspozycji są 24 godziny, ale ciągle jest go za mało. Może przyczyną jest niewłaściwa organizacja? A może codziennie, po cichu, ale systematycznie konsumują go złodzieje czasu? Odkryj, kim są i spróbuj gospodarować Twoim czasem efektywniej!

„Jeśli znasz siebie i swego wroga, przetrwasz pomyślnie sto bitew. Jeśli nie poznasz swego wroga, lecz poznasz siebie, jedną bitwę wygrasz, a drugą przegrasz. Jeśli nie znasz ni siebie, ni wroga, każda potyczka będzie dla Ciebie zagrożeniem” – tak pisał wybitny chiński strateg Sun Tzu w Sztuce Wojny już w VI wieku p.n.e. Idąc jego tropem i chcąc zapanować nad swoim czasem i efektywnym planowaniem dnia, musisz poznać Twoich wrogów. Dopiero gdy określisz – najlepiej w formie listy – największych pożeraczy czasu, możesz przystąpić do ich eliminacji. Pomogą Ci w tym metody zarządzania sobą w czasie oraz rożne techniki, które postaram się przybliżyć Ci w niniejszym artykule. Tylko nie łudź się, że od razu osiągniesz w tym perfekcję – uzyskanie pełnego zadowolenia jest niesamowicie trudne, a ponadto dopiero systematyczny trening czyni mistrza. Jeżeli jednak chcesz przynajmniej rozpocząć temat zmian w planowaniu swojej efektywności czasowej, polecam przyjrzeć się poniższym aspektom zarówno w kontekście czasu prywatnego, jak i tego poświęcanego na pracę zawodową.

POLECAMY

TABELA 1 Ćwiczenie – autorefl eksja
  Bardzo często Często Sporadycznie Prawie nigdy
Chętnie prowadzę długie telefoniczne rozmowy prywatne (niezwiązane z pracą), lubię dużo wiedzieć o sprawach innych osób        
Lubię spędzać czas przed telewizorem, także aby „poskakać” po kanałach, pooglądać reality show, seriale i przy okazji reklamy        
Zabieram się za wiele spraw naraz, wielu z nich nie kończę        
Ciągle czegoś szukam – zazwyczaj z uwagi na nieporządek        
Nie lubię prosić o pomoc, załatwiam także te sprawy, które mógłby załatwić ktoś inny        
Buszuję po internecie, sprawdzam, co się dzieje na portalach społecznościowych, często tracąc przez to poczucie czasu        

Pochłaniacze czasu prywatnego

Zacznijmy od tego, że większość z nas po pracy ma „drugi etat” – składają się nań rodzina, zakupy czy opieka nad dziećmi. Te obowiązki wplatamy siłą rzeczy w nasz plan dnia, jednak hobby z braku czasu nierzadko odkładamy na bliżej nieokreśloną przyszłość. Co zrobić, aby wygospodarować na nie czas? Przede wszystkim warto zastanowić się, na co go poświęcamy. Proponuję krótkie ćwiczenie w obszarze autorefleksji. Odpowiedz na pytania, a następnie zastanów się nad punktami, w których zaznaczyłeś „często” i „bardzo często” – podlicz też czas, który poświęcasz na nie w ciągu tygodnia. W ten sposób określisz, czy w Twoim planie dnia pojawiają się złodzieje czasu i ile Twojego czasu absorbują.
Nie ma nic złego w tym, aby od czasu do czasu obejrzeć w telewizji dobry film, program publicystyczny czy dokument. Jednak należy sobie zadać pytanie, czy nasza aktywność w tym zakresie nie koncentruje się na bezcelowym przerzucaniu się z kanału na kanał. Nie inaczej jest z buszowaniem po internecie – 
portale społecznościowe i komunikatory nie tylko wciągają, ale i uzależniają. Podobnie jest z rozmowami telefonicznymi – warto zadzwonić do rodziców czy przyjaciółki, gdyż takie rozmowy i emocje z nimi związane są bardzo potrzebne. Należy jednak zastanowić się, czy mamy czas na długie omawianie informacji, dokąd sąsiadka cioci pojechała na urlop lub w jakich okolicznościach przypaliła garnek. Poświęcanie bowiem zbyt wiele uwagi życiu innych, często obcych nam ludzi, nie wnosi zazwyczaj nic do naszego życia, za to ograbia nas z cennych minut, a nawet godzin. 

Bezproduktywność w pracy

O ile na czas prywatny mamy zwykle przełożenie i zazwyczaj możemy go zaplanować we własnym zakresie, o tyle w życiu zawodowym jest to trudniejsze, gdyż jesteśmy uzależnieni od większej liczby osób, w tym szefa, kolegów z pracy oraz klientów i pośrednio od ich sposobu pracy, a także od zasad obowiązujących w firmie. Szczególnie jest to widoczne w działach sprzedaży.
Z „Raportu Produktywności” autorstwa firmy Proudfood, opracowanego na bazie 800 respondentów w 19 krajach, wynika, że handlowcy na sprzedaż poświęcają jedynie 11% czasu. 49% czasu zajmują im obowiązki prospectingowe, forecastowe, administracyjne i rozwiązywanie problemów. Do tego dochodzą pochłaniające ich tematy okołosprzedażowe – dyskusje i konflikty z innymi działami, np. marketingiem, a także pościg za szybkimi wynikami, utrudniający bieżące eksplorowanie nowych, perspektywicznych możliwości sprzedażowych. Z kolei z badań zrealizowanych przez firmę Censuswide na zlecenie firmy Ricoh wynika, że najwięksi pożeracze czasu w pracy to duża liczba wiadomości e-mail (41%) i spotkania (37%). 
Efektywność pracy to niewątpliwie kwestia, z którą musi się zmierzyć każdy pracodawca, chcący pozostać konkurencyjnym na rynku. W tym miejscu warto się jednak pochylić także nad własnym stylem pracy. Na procesy u naszego pracodawcy możemy bowiem mieć niewielkie przełożenie, podczas gdy na osobistą organizację sposobu i czasu pracy jak najbardziej. Wybrane obszary, które często prowadzą do nieefektywności w pracy indywidualnej i zespołowej, przedstawia ilustracja 1. 

ILUSTRACJA 1 20 pożeraczy czasu


Jeśli w pracy towarzyszy nam bałagan na biurku, chaos w dokumentach i próbujemy złapać kilka srok za ogon w tym samym czasie – niewątpliwie wpływa to negatywnie na naszą efektywność. Może to także rzutować na pracę zespołową. Jeśli bowiem nie umiemy określić ważności postawionych przed nami zadań i w konsekwencji zajmujemy się w pierwszej kolejności realizacją zagadnień mało istotnych, podczas gdy tematy kluczowe odkładamy na ostatnią chwilę – możemy potem w pośpiechu popełnić błędy, których rozwiązanie zajmie dodatkowy czas nie tylko nam, ale także innym członkom naszego zespołu.

Ćwiartki Eisenhowera

Jak już wspomniałam wcześniej, umiejętność priorytetyzacji zadań jest jedną z kluczowych umiejętności, która pomoże nam mądrze gospodarować naszym czasem. W tym kontekście warto się zastanowić, czym się różni czynność ważna od pilnej. 
Posłużmy się tu przykładem deklaracji podatkowej PIT-37, którą co roku najpóźniej do końca kwietnia należy złożyć do Urzędu Skarbowego. Wypełn...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy

    Małgorzata Warda

    Ma ponad 20 lat praktycznego doświadczenia w sprzedaży oraz zarządzaniu dużymi przedsiębiorstwami na stanowiskach dyrektora handlowego i generalnego, choć zaczynała od stanowiska sprzedawcy. Prowadzi firmę Warda Consulting Team (www.wardateam.com), prowadzi szkolenia z zakresu efektywnej sprzedaży i przywództwa, doradza start-upom i firmom z sektora MŚP jak zwiększyć sprzedaż i profitowość. Specjalizuje się w matematyce biznesowo-handlowej i szkoleniach z rentownej sprzedaży w oparciu o wartości matematyczne. Z wyróżnieniem ukończyła finanse i Executive MBA. Jest także absolwentką programów dla kadry zarządzającej na INSEAD. Posiada europejski certyfikat European Mentoring & Coaching Council w zakresie mentoringu biznesowego.
    Napisz do autorki: 
    malgorzata@wardateam.com