Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem praktyka & konsumenta

18 listopada 2019

NR 24 (Listopad 2019)

Manager ma czas – 18 pułapek czasowych w pracy szefa

199

Zarządzanie zespołem sprzedażowym niesie ze sobą mnóstwo obowiązków. Niejednokrotnie szef jest odpowiedzialny nie tylko za zespół, ale również za swoje wyniki. W związku z tym często w głowach managerów powstaje pytanie: co zrobić, żeby mieć więcej czasu na te wszystkie obowiązki? 

Pułapka 1. Brak wyznaczonego celu, który chcesz osiągnąć
Jeśli nie wiesz, co chcesz osiągnąć w swojej własnej pracy i w pracy zespołu, to będą rozpraszały Cię aktywności niezwiązane z Twoimi celami. Nawet, gdy wiesz, jakie wyniki powinniście osiągnąć, to przemyśl, czy każde z Twoich działań przybliża Cię do Twojego celu.
Stwórz arkusz celów dziennych, tygodniowych i miesięcznych. Zawrzyj w nim nie tylko wskaźniki dotyczące wielkości sprzedaży, ale również ilość działań pośrednich (np. ilość uzyskanych informacji o klientach, ilość spotkań, ilość wykonanych telefonów).

POLECAMY

Pułapka 2. Brak priorytetów
Planując sobie działania, nie ustalasz, które z nich jest najważniejsze. Często wpadamy w pułapkę wykonywania czynności, które sprawiają nam większą przyjemność, więc na te z wysokim priorytetem nie wystarcza już czasu. Planuj sobie czas poprzedniego dnia wieczorem albo każdego dnia z samego rana. Ustal ważność zaplanowanych czynności i zacznij od najważniejszych.

Pułapka 3. Nie delegujesz rutynowych czynności
Przeanalizuj zadania, które wykonujesz na przestrzeni każdego tygodnia/miesiąca. Sprawdź, czy są takie rutynowe obowiązki, które możesz zlecić swoim pracownikom. Najczęściej są to zadania o małej odpowiedzialności, takie jak: prowadzenie raportu, przygotowanie grafiku, organizacja sali na spotkania itp.

Pułapka 4. Nie dajesz szansy na wykazanie się swoim pracownikom
Jesteś fachowcem od wszystkiego i uważasz, że sam wszystko zrobisz najlepiej? To szybki sposób na utratę nie tylko czasu, ale i energii. Zaufaj swoim pracownikom. Porozmawiaj z nimi i deleguj im bardziej odpowiedzialne zadania. Zdziwisz się, że wiele rzeczy potrafią zrobić równie dobrze, a nawet lepiej niż Ty. Korzyści z takiego działania będą co najmniej dwie – odzyskasz czas i zyskasz zadowolonych pracowników. 

Pułapka 5. Delegujesz jedynie zadania, bez delegowania związanych z nimi odpowiedzialności
Zlecasz zadanie, ale okazuje się, że mnóstwo czasu poświęcasz na kontrolę i prowadzenie pracownika za rękę? To może się wydarzyć, jeśli masz do czynienia z osobą, która robi coś po raz pierwszy. W innym wypadku wraz z przekazaniem zadania przekazuj odpowiedzialność związaną z jego wykonaniem. Jeśli tego nie zrobisz, pracownicy z łatwością będą mogli pozbyć się poczucia winy związanego ze źle wykonanym zadaniem i zrzucić je na Ciebie.

Pułapka 6. Nabierasz się na delegowanie zwrotne
Delegowałeś zadanie, a pracownik z powrotem włącza Cię w proces jego realizacji? Przekazując zadanie do wykonania, uprzedź swojego członka zespołu, w jaki sposób powinien on reagować, gdy napotka trudności. Powinien wiedzieć, kiedy zgłosić się do Ciebie, a kiedy prosić o pomoc kolegów lub inne działy w firmie.

Pułapka 7. Nie dbasz o jasne przekazywanie informacji
Informacje przekazywane dla Twojego zespołu przechodzą przez wiele stanowisk i komórek? By uniknąć zniekształcenia informacji, stwórz ścieżkę przekazu, która będzie jak najkrótsza, a informacja dotrze do Ciebie ze źródła. 
Przy wdrażaniu nowych pracowników miej stworzone takie procedury, aby wdrożeniem mógł zająć się również inny członek zespołu.

Pułapka 8. Nie jesteś asertywny
Nie potrafisz wyznaczyć i szanować swoich granic. Czasami musisz odmówić swoim pracownikom. Innym razem powinieneś umieć zakomunikować przełożonym, że wyznaczają Ci zbyt dużo zadań. Zgadzanie się na każdą prośbę szefa i współpracowników powoduje, że znajdują oni sposoby na to, jak zlecić Ci jeszcze więcej.

Pułapka 9. Prokrastynacja
Przedłużanie terminów na wykonanie konkretnego zadania odbiera Ci czas zamiast dawać go więcej! Odkładanie na później, nawet gdy robisz coś na ostatnią chwilę, powoduje, że angażujesz czas nie tylko na samo wykonanie działania, ale i na kilkukrotne myślenie o nim od czasu zlecenia go do momentu realizacji. Nie mówiąc już o strachu, czy aby na pewno się wyrobisz w terminie…

Pułapka 10. Źle szacujesz swój czas
Popadasz w pułapkę niedoszacowania czasu potrzebnego na dokończenie zadania. Wydaje Ci się, że skończysz je w 15 minut, a zajmuje Ci to 2 godziny. W takiej sytuacji nawet najlepsze planowanie się nie powiedzie, bo wiecznie będzie brakowało Ci czasu. Sprawdź ze stoperem, ile realnie zajmują Ci wykonanie poszczególnych zadań.
    
Pułapka 11. Nie przewidujesz sytuacji wyjątkowych
Masz zaplanowany czas co do minuty? To najlepszy sposób na wywrócenie dnia do góry nogami. Jedna nieprzewidziana sytuacja, opóźniające się spotkanie czy chociażby kolejka do ekspresu do kawy i Twoje plany się rozlecą. Zostaw sobie każdego dnia czas na nieprzewidziane sytuacje. A jeśli będzie to coś większego? Najlepiej, jeśli zrobisz listę takich potencjalnych wydarzeń i zaplanujesz ich rozwiązanie. Dobry manager potrafi bowiem zarządzać kryzysowymi sytuacjami.

Pułapka 12. Robisz zbyt dużo raportów
Masz do wypełnienia kilkanaście raportów każdego dnia? Codzienne wklepywanie danych i kolorowanie tabelek zajmuje Ci mnóstwo czasu? Zastanów się, czy wszystkie te dane są niezbędne. Przemyśl, kto i jak z nich korzysta. Niejednokrotnie okazuje się, że te kilkanaście tabelek można zmniejszyć do 2-3, bez uszczerbku na jakości dostarczanych informacji. Przejrzyj swoje raporty. Być może okaże się, że z wielu informacji nikt nie korzysta.

Pułapka 13. Dajesz sobie przerywać
Pracownicy rozpraszają Cię ciągłymi pytaniami, a Ty chcesz być dobrym szefem i na wszystko odpowiadać? Klienci przerywają Ci telefonami? Dostajesz maila i natychmiast musisz na niego odpowiedzieć? Musisz przyznać przed sobą, że dałeś sobie wejść na głowę. Ustal, w których sytuacjach pracujesz nieprzerwanie, a w których możesz pozwolić sobie na inne aktywności. Jeśli nauczysz swoich pracowników, aby Ci nie przerywali, będziesz miał z tego dwie korzyści – więcej czasu i bardziej samodzielny zespół. A jeśli jesteś osobą, która ma największą wiedzę w danym temacie i pracownikom ciężko się bez Ciebie obyć, to może czas na ich przeszkolenie i przekazanie niezbędnych informacji. Do tej pory wyznacz swojego zastępcę – niech zespół zwraca się do niego i dopiero gdy on nie będzie w stanie pomóc, to zgłosi się bezpośrednio do Ciebie.

Pułapka 14. Nie masz planu spotkań zespołowych
Robienie spotkań z zespołem jest potrzebne, ale stało się ostatnio też modne. Zastanów się, czy Twoje spotkania są niezbędne. Czasami, żeby przekazać informację, wystarczy zwykły e-mail. Jeśli już decydujesz się na spotkanie, to sprawdź, czy masz na nie plan. Niejednokrotnie byłam świadkiem ponad godzinnych spotkań, które nie miały celu i nie wnosiły nic do codziennej pracy.

Checklista moich pułapek czasowych
Pułapka Tak/Nie
Pułapka 1. Brak wyznaczon...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy