Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem praktyka & konsumenta

18 listopada 2019

NR 24 (Listopad 2019)

Jak wybrać system ERP dla branży handlowej w 10 krokach?

0 60

Dane GUS pokazują, że blisko 50% przedsiębiorstw z sektora handlu w Polsce nie wykorzystuje systemów wspierających zrządzanie, jak ERP (Enterprise Resource Planning) czy CRM (Customer Relationship Management). W dzisiejszych czasach, gdy nadążanie za cyfrową transformacją może decydować o być albo nie być danej firmy – ten wynik zdecydowanie powinien być lepszy. Jeżeli zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP w swojej firmie, to niniejszy artykuł może Ci pomóc podjąć odpowiednią decyzję.

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto zadać sobie pytanie, czego właściwie można oczekiwać od systemu ERP. Nasze doświadczenie pokazuje, że największe zalety systemu ERP to:

  1. Efektywniejsze prognozowanie i zwiększenie sprzedaży.
  2. Wielokanałowość (omnichannel) oraz zarządzanie sprzedażą w kanałach offline i online.
  3. Redukcja kosztów.
  4. Zarządzanie zapasami i optymalizacja łańcucha dostaw.
  5. Budowanie lojalności klientów.
  6. Wzrost bezpieczeństwa danych i zgodność z ustawowymi wymaganiami RODO.

Bez długich wstępów, przejdźmy do tego, jak wybrać system ERP w 10 krokach:

  1. Zadaj sobie pytanie: do czego potrzebuję systemu ERP?

Rozważania nad ewentualną implementacją należy rozpocząć od udzielenia odpowiedzi na to pytanie. Jak wynika z naszego wieloletniego doświadczenia, klienci często są świadomi podstawowych możliwości systemów ERP. 
Znają też mniej-więcej rozwiązania dostępne na rynku, w końcu przed samym wdrożeniem proszą o oferty z różnych źródeł. Najczęściej jednak firmy nie znają pełni potencjału systemów wspomagających zarządzanie. Dlatego też, przed rozpoczęciem poszukiwań dostawcy, dokładnie określ swoje potrzeby i zmapuj biznesowe procesy. Wbrew pozorom nie każda firma jest ich świadoma, a bez tego ciężko będzie o udaną współpracę przy wdrożeniu systemu ERP. Koniecznie zastanów się:

  • Z jakimi problemami się zmagasz obecnie? 
  • Jakie cele chcesz osiągnąć w pespektywie krótko- i długoterminowej? 
  • Na jakie korzyści liczysz po wdrożeniu systemu? 
  • Na jakich funkcjonalnościach zależy Ci obecnie najbardziej? 
  • Czy system ma zastąpić dotychczas wykorzystywane rozwiązania IT, czy być ich uzupełnieniem? 

Ten pierwszy krok ułatwi Ci podjęcie właściwej decyzji, a dostawcy pozwolą przygotować lepszą, bardziej dopasowaną do Twoich potrzeb, ofertę. Ostatecznie krok ten będzie miał również wpływ na dopasowanie produktu do Twoich potrzeb. Wystarczy, że zapytasz o możliwości systemu, a doświadczeni konsultanci będą w stanie pomóc i przedstawić gotowe rozwiązanie danego problemu.

  1. Zaplanuj budżet oraz harmonogram

To jedne z najważniejszych punktów na etapie planowania wdrożenia systemu ERP. Odpowiedź na pytanie, jaki budżet możemy przeznaczyć na wdrożenie, od razu wskaże nam, jakie konkretne systemy możemy rozważać. Oczywiście wszystko zależy od zakresu wdrożenia i wielkości firmy. Jednak implementacje największych systemów, takich jak np. Microsoft Dynamics 365, wymagają budżetów siedmiocyfrowych.
Jeżeli chodzi o harmonogram, to warto pamiętać, że wdrożenie ERP jest bardzo angażujące i część pracowników będzie musiało zostać przeniesionych z bieżącej działalności operacyjnej na czynności związane z „odpaleniem” systemu. Najważniejsze jest określenie momentu, w którym system może być uruchomiony. Przed implementacją musisz zdefiniować okresy, kiedy sprzedaż jest największa – dla branży retail będzie to zapewne okres przedświąteczny. Następnie należy tak zaplanować fazę uruchomienia systemu, żeby wypadała w spokojniejszym czasie. 

  1. Zastanów się, czy to na pewno dobry moment na wdrożenie

Prawda jest taka, że nie wszystkie wdrożenia się udają, a trzeba pamiętać, że implementacja często trwa rok i dłużej. Nie zawsze przyczyna leży po stronie technologii czy dostawcy oprogramowania. Jest wiele przykładów pokazujących, że to efekt nieprzygotowania po stronie organizacji, braku elastyczności, zasobów czy niewystarczającego zaangażowania zarządu. Przykładowo Wollwort, sieć australijskich domów towarowych, chciał zastąpić tworzony własnymi siłami system ERP nowszą, zintegrowaną aplikacją. Wdrożenie nowego systemu spowodowało jednak, że menedżerowie sklepów, którzy otrzymywali co tydzień raporty dotyczące zysków i strat, nie byli w stanie ich otrzymywać przez blisko 18 miesięcy. Problem pośrednio wynikał ze zmiany procedur zbierania danych. Jednak głównie winę ponosił brak zrozumienia własnych procesów i procedur, które nie były udokumentowane. Dlatego zanim podejmiesz decyzje o wdrożeniu, zastanów się, czy Twoja organizacja jest gotowa na zmiany. Czy też lepiej może trochę poczekać?

  1. Zaangażuj ludzi

Nie zapominaj, że z systemu korzystać będą ludzie – to im technologia ma pomóc w realizacji zadań. Dotyczy to pracowników na każdym poziomie zarządzania. Z tego względu upewnij się, że Twój zespół jest gotowy na zaangażowanie w proces wdrożenia systemu ERP, które jest czasochłonne i angażujące. Liczba pracowników, która będzie zaangażowana we wdrożenie, zależy od wielkości firmy i tego, ile obszarów firmy chcemy przenieść do ERP. Zasada jest taka, że każdy obszar powinien być wsparty przez eksperta z firmy, w której trwa wdrożenie. Może być oczywiście tak, że jeden ekspert odpowiada za więcej niż jedną płaszczyznę, ale dobrą praktyką jest wsparcie takiej osoby przez jeszcze jednego pracownika. Zatem, jeżeli w mniejszej firmie wdrażamy od 3 do 5 obszarów działalności, to po stronie klienta powinno być zaangażowanych 
6-7 osób. W przypadku dużych firm, które mają powyżej 1000 pracowników, może to być nawet 20-30 osób, przy czym ta druga liczba to już górna granica, powyżej której ciężko będzie o skoordynowanie wdrożenia we wszystkich obszarach. W takim wypadku optymalne będzie wsparcie kilkunastu, maksymalnie do 20 ekspertów. Pamiętaj – 
brak udziału ludzi w projekcie zwiększa ryzyko jego niepowodzenia! Konsultanci oraz testerzy dostawcy oprogramowania zawsze będę znali biznes i specyfikę działania Twojej organizacji gorzej od kluczowych użytkowników – to oni są świadomi specjalnych przypadków i wyjątków występujących w Twojej firmie.

  1. Zdecyduj, czy wolisz rozwiązanie chmurowe, czy on-premise

Bez wątpienia świat zmierza w stronę chmury. Pokazują to m.in. dane IDC, według których globalne przychody z publicznej chmury w 2018 r. wyniosły blisko 183 miliardy dolarów. Daje to wzrost o 27,4% w porównaniu z rokiem 2017, kiedy wartość ta wynosiła 143 miliardy dolarów. Jak to wygląda na naszym rynku w praktyce? Jeszcze niedawno klienci preferowali tradycyjny model on-premise, czyli oprogramowanie instalowane na infrastrukturze klienta, z dożywotnią licencją i własnym działem IT, rozwijającym system ERP. Obecnie widzimy zdecydowaną zmianę preferencji. Znaczna większość naszych klient...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy