Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa szefa

31 marca 2020

NR 26 (Marzec 2020)

Audyt wewnętrzny czy zewnętrzny? A może dwa w jednym?

121

Audyt jest pojęciem, które brzmi bezdusznie, proceduralnie, surowo i poważnie. Nie wzbudza entuzjazmu. Nie ma pozytywnych konotacji i skojarzeń, gdy o nim mówimy. Audytów raczej nie lubimy, niż się na nie cieszymy. Nie jest to wydarzenie, na które czekamy. Szkoda! I nie musi tak być.

Z pojęciem audytu spotkałam się merytorycznie i praktycznie, pracując przez 14 lat w korporacjach. To właśnie pracownicy tych organizacji oswojeni są z audytem najbardziej. Na wieść o planowanym audycie zewnętrznym, realizowanym przez zatrudnionych do tego zadania konsultantów w moich działach, obszarach czy zespołach, myślałam tylko: „Kilka dni mamy w plecy, musimy cisnąć do przodu, bo zawalimy terminy”. 
Wielokrotnie miałam poczucie zmarnowanego czasu i wyrzuconych w błoto pieniędzy, tylko po to, żeby audytor wyciągnął ze mnie informacje, poznał ze szczegółami moją pracę, zasady, reguły, procesy... Trochę był dla mnie jak szpieg, który ma przeniknąć do gangu i wyciągnąć informacje. Sprawdzić mnie. 
Był to dla mnie bezużyteczny i czasochłonny proces. 
Dlaczego?

POLECAMY

  • Audyt zajmował mój cenny czasu, tylko nie wiadomo było, po co. 
  • Audytor często nie miał wyobrażenia o obszarze, nad którym pracował. 
  • Stawiał się w pozycji autorytetu. 
  • Proponował rozwiązania, które jego zdaniem były najlepsze bez uwzględnienia specyfiki branży. 
  • Bagatelizował potrzeby, rekomendacje i oczekiwania zespołu. 
  • Nie przedstawiał planu działania. 
  • Na audycie się zaczynało i kończyło. 

Nie takie jest moje wyobrażenie i oczekiwania względem efektywności i skuteczności prac audytorskich. 
Audyt wewnętrzny był dla mnie wizytą kolegów i koleżanek, którzy otrzymali wytyczne do przepytania mnie na okoliczność jakiegoś newralgicznego punktu mojej pracy, mającego najczęściej związek z pieniędzmi lub jakością wytwarzanego w ramach organizacji produktu. Myślałam, że pewnie robimy coś źle, skoro wysyłają do nas audytorów, sprawdzają nas, może chcą się kogoś pozbyć i szukają argumentów albo chcą znaleźć kozła ofiarnego. Czułam, że jestem oceniana, a nie wspierana. 
Pomysł na audyt wewnętrzny jest genialny w swojej prostocie. Dobrze przygotowany może zdziałać cuda. Brak zrozumienia wśród pracowników co do jego idei, zasad i oczekiwanej użyteczności dla nich sprawia, że traktują audyt wewnętrzny jak intruza, zło konieczne, temat, który trzeba odwalić. 

Audyt jako siła napędowa firmy 

O technicznych aspektach audytów napisano wiele, jeśli nie wszystko. To narzędzie skuteczne, ale bezużyteczne, jeśli jest nierozumiane i nieumiejętnie wykorzystywane. 
Duża część społeczeństwa nie rozumie roli audytu, przedsiębiorcy często postrzegają go jako wymóg prawny, formalność, wymuszone obciążenie, nie widzą potencjalnych korzyści z niego płynących, nie doceniają. 
Z obowiązkiem ustawowym trudno dyskutować, ale audyt to nie tylko badanie sprawozdań finansowych na potrzeby przepisów. Audytować możemy organizację, proces, projekt, system, produkt pod kątem zgodności z określonym punktem odniesienia, takim jak norma, wytyczna, procedura, założenia itp. 
Dla mnie jednak audyt ma zupełnie inne oblicze, to coś dużo więcej. To narzędzie, które włożone w ręce właściwej osoby, staje się kluczem do efektywnej firmy. Sprawdzanie zgodności to jedno, a gdyby tak audyt stał się siłą napędową zmiany, która pociąga za sobą szybszy rozwój i wzrost? 
Ciekawi jesteście, jak to zrobić i co musi się wydarzyć?
Obserwuję rosnącą świadomość i otwartość na współpracę przede wszystkich wśród małych i średnich firm. Z roku na rok maleje wśród przedsiębiorców obawa przed „odkryciem się” czy ujawnieniem zawiłości swojego biznesu przed osobą z zewnątrz, która dołącza na pokład firmy tylko na określony czas. Daj sobie szansę i przestań się bać – to pierwszy krok. 
Przedsiębiorca, który pędzi do przodu, często nie zauważa wszystkich aspektów, które dzieją się w jego firmie po drodze, a które mogą spowodować nagłe zamieszanie i trudności w utrzymaniu płynności działania, nadążaniu za wzrostem lub gotowości do jeszcze większego, mogą stać się hamulcem i spowolnić rozpędzony pojazd. 
Jeżeli czujesz, widzisz, że coś lub ktoś nie nadąża za rozwojem w Twojej organizacji, to może być sygnał do spotkania z audytorem. 

Kiedy potrzebujesz audytu 

Masz poczucie, że coś jest nie tak, że Twój biznes nie działa tak, jak tego oczekujesz, coś szwankuje, tracisz poczucie bezpieczeństwa i kontroli. Kręcisz się trochę w kółko. Podejmujesz różne działania, ale oczekiwanych efektów brak. 
To również jest dobry moment na telefon do przyjaciela audytora. 
Przykładów sytuacji, w przypadku których audyt jest dobrym rozwiązaniem, jest wiele i może już dostrzegasz je na swoim przedsiębiorczym podwórku.
Istotne jest zrozumienie roli audytora, którego działanie nie kończy się na kontroli, weryfikacji czy sprawdzeniu zgodności. 
Połączenie działań przypisanych w tradycyjnym rozumieniu audytorowi i specowi ds. wdrożeń tworzy proces, który nie kończy się na raporcie, ale daje Ci: 

  • realne wsparcie w ocenie sytuacji, 
  • pomoc w znalezieniu rozwiązania, 
  • jego fizyczną realizację, wdrożenie w życie Twojej organizacji. 

Jak wygląda taki proces i jakie są jego korzyści? 

RamkA 1
Kiedy jest dobry moment na audyt? 

Poniżej podano kilka przykładów – sprawdź, czy te sytuacje nie wydają Ci się znajome: 

  1. Wszyscy ciągle mocno zabiegani, a roboty nie ubywa. Zadajesz sobie pytanie, czy to jest właściwy zespół? Czy wystarczający do realizacji celów i zadań firmy? Czy wszyscy nadążają? Czy nadal pasują do organizacji i jej nowych wyzwań? 
  2. Zgrzyty w zespole i przepychanki, kto ma to zrobić, kto za to odpowiada. Czy zespół zna swoje zakresy zadań? Wie, za co odpowiada i rozumie odpowiedzialność? Może obowiązki na przestrzeni czasu zmieniły się, tak jak Twój biznes? 
  3. Ktoś zapomniał, ktoś nie wiedział, ktoś się spóźnił… Jak wyglądają procesy w firmie? Czy je znacie, nazywacie i usprawniacie? Jaki system je wspiera? Czy wszyscy go znają i z niego korzystają? 
  4. Segregatory pękają w szwach, płacisz za systemy wspierające działania operacyjne, ale gdy potrzebujecie coś znaleźć, to Google, Dropbox, OneDrive, Trello, Asana, Monday… Gdzie to jest? Ktoś na coś czeka, ktoś czegoś szuka, ktoś wypatruje materiałów do realizacji. Jak zarządzasz danymi w procesie wytwarzania? Gdzie je archiwizujesz? Jak nadajesz uprawnienia i dostępy? 
  5. Każdy mówi, że dużo robi, ale czy osiąga swoje cele? Czy realnie wpływa na rozwój firmy? Jakie masz cele? Jakimi projektami je zrealizujesz? Jak zmierzysz, czy zostały osiągnięte? Jakie wyzwania i targety stawiasz przed zespołem? 
  6. Prowadzisz firmę z dnia na dzień? Gdyby tak wskaźniki biznesowe pomogły Ci lepiej zarządzać biznesem! 
  7. Wydajesz pieniądze, jak jest taka potrzeba? Inwestujesz, jeśli uznasz, że to mam sens? Wprowadzasz nowe produkty i usługi? Planujesz nowe projekty? A gdyby tak zrobić budżet i zaplanować wydatki i inwestycje związane ze strategią firmy, żeby Twój biznes był przewidywalny? 
  8. Prowadzisz firmę rodzinną? Marzysz o kontynuacji Twojego dorobku? Myślisz o stabilności i bezpieczeństwie Twoim i Twoich bliskich oraz pracowników? Chcesz zapewnić firmie konkurencyjność i perspektywę rozwoju? To również może być dobry moment na przygotowanie siebie, rodziny i zespołu do realizacji wyzwań z tym związanych. 
  9.  

Dziewięć etapów w procesie audytu i wdrożenia

  1. Rekonesans w organizacji. 
    To czas, w którym jestem trochę cieniem, rozmawiam, podpytuję, obserwuję codzienne życie organizacji. Może się wydawać, że marnuję czas, ale to bezcenne doświadczenie, które pozwala mi spotkać się z ludźmi, nawiązać relację z zespołem, zbliżyć się i poznać pierwsze ich uwagi oraz potrzeby w bardzo krótkim i intensywnym procesie. Znaleźć bolące miejsce, które chcemy wyleczyć. Zespół widz...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy