Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa szefa

23 stycznia 2020

NR 25 (Styczeń 2020)

Słuchaj, żeby zrozumieć, i dbaj o relacje. Efektywna komunikacja lidera – praktyczne porady

186

Kiedy zarządzasz zespołem, efektywna komunikacja jest niezwykle ważna. Jako lider musisz inspirować ludzi do działania przez klarowny przekaz, komunikować wizję i cele z pewnością siebie oraz dawać motywującą informację zwrotną. W tym artykule znajdziesz kilka prostych zasad, które pozwolą Ci zwiększyć efektywność komunikacji z zespołem.

Będąc na stanowisku liderskim, często nie zdajemy sobie sprawy, że cały czas jesteśmy w centrum uwagi. Każde słowo, każdy gest może mieć ogromny wpływ na nasz zespół, a co za tym idzie – i na wyniki naszej organizacji. Kiedy pojawiają się problemy w komunikacji lidera z zespołem, odbija się to od razu na wynikach firmy. Zobaczmy, z pomocą ekspertów – liderów biznesu, w jaki sposób możemy uniknąć podstawowych błędów i zwiększyć efektywność komunikacji.

Ustal zasady

Komunikacja zaczyna się wtedy, kiedy obejmujesz nowe stanowisko liderskie i musisz przedstawić swoją wizję, priorytety i cele. Istotne jest zatem, aby zacząć od ustalenia zasad pracy.
– Kodeks współpracy jest kluczową kwestią na etapie budowania relacji z zespołem na początku – mówi Maciej Szumiński, dyrektor sprzedaży w Grupie Kapitałowej Graal, jednej z największych firm branży rybnej w Polsce. – Bardzo istotne jest, żeby lider jasno wyznaczył, jakie są zasady, czego oczekuje, a czego nie toleruje. A później regularnie o tym przypominał oraz sam się do tego stosował i pilnował, aby każdy członek zespołu działał w tych samych ramach. Jeżeli oczekujemy punktualności – bądźmy zawsze na czas. 
Regularne przypominanie komunikatu jest niezwykle ważne, aby wzmocnić zrozumienie. Wyniki badań opublikowane w Harvard Business Review potwierdzają, że kiedy przekaz jest powtarzany przez menedżera regularnie, zwiększa to prawdopodobieństwo, że projekt zostanie wykonany szybciej i z mniejszą liczbą błędów (Neeley & Leonardi, 2011).
Wskazówka: Upewnij się, że regularnie powtarzasz zasady współpracy ustalone na początku. Pomoże to Tobie i Twojemu zespołowi w szybszym osiągnięciu wyników. Używaj za każdym razem różnych środków przekazu – np. po prezentacji celów na spotkaniu, podeślij zespołowi maila podsumowującego z tym, co zostało omówione. 

Bardzo istotne jest, żeby lider jasno wyznaczył, jakie są zasady, a później sam się do tego stosował.

Maciej Szumiński
dyrektor sprzedaży w Grupie Kapitałowej Graal

Precyzyjnie komunikuj oczekiwania

Żeby uniknąć nieporozumień, komunikuj swoje oczekiwania klarownie i precyzyjnie. Skomplikowane komunikaty podziel na części i przedstaw w przystępny sposób, łatwo zrozumiały dla członków zespołu. Postaraj się nie używać żargonu technicznego oraz „korpomowy”. Jeżeli masz problem z uproszczeniem komunikatu, oznaczać to może, że sam nie do końca go rozumiesz. 
Uważaj, żeby nie komunikować oczekiwań zbyt ogólnie – upewnij się, że zespół dokładnie wie, czego i kiedy oczekujesz. Jeżeli tego nie zrozumieją, nie będą wiedzieli, co mają robić. 
– Zawsze sprawdzam, czy obie strony rozumieją oczekiwania w taki sam sposób – mówi Piotr Chimko, starszy menedżer ds. zakupów w Philips. – Zadaję pytania i nastawiam się na dialog – dodaje. 
Doświadczeni menedżerowie wiedzą, że nastawienie się na dialog jest niezwykle ważne. Michał Nowakowski, dyrektor transformacji sieci i IT w Orange Europa oraz CEO Castles.today, poświęca bardzo dużo uwagi tym, z którymi pracuje. Poznaje ich potrzeby i problemy. – Staram się być drogowskazem przypominającym cel. Wspieram zespół w ich rozwoju, pomagam w rozwiązywaniu wyzwań, z którymi się zmagają – mówi. 

Słuchaj, żeby zrozumieć

Doświadczony lider wie, jak zadawać dobre pytania, a potem uważnie słucha. Aktywne słuchanie to koncentrowanie się wyłącznie na mówcy i ignorowanie pozostałych bodźców, nawet jeżeli są to nasze myśli albo możliwe odpowiedzi. Powstrzymuj się przed przerywaniem. Daj mówcy czas na zakończenie wypowiedzi. Pokaż, że słuchasz, przez kiwanie głową, uśmiech, sparafrazowanie usłyszanej opinii. – Jako menedżerowie, osoby zazwyczaj doświadczone, często mamy gotowe odpowiedzi i recepty na wszystko. Jeśli chcemy, żeby człowiek w naszym zespole się rozwijał, pozwólmy mu dojść do rozwiązania samemu – twierdzi Piotr Chimko. 
Ważne jest, aby stworzyć odpowiednie warunki do rozmowy. Adriana Kubik-Przybył, członek zarządu They.pl, uważa, że wiele nieporozumień wynika z braku czasu oraz odpowiednich warunków. – Lider powinien wiedzieć, że nie ma nic ważniejszego niż spokojna rozmowa, umiejętność trzymania własnych emocji na wodzy, nawet gdy otoczenie temu nie sprzyja – mówi. 

Staram się być drogowskazem przypominającym cel.

Michał Nowakowski
dyrektor transformacji sieci i IT w Orange Europa oraz CEO Castles.today

Każdy menedżer ma swoje metody na to, jak stworzyć odpowiednie warunki do rozmowy. Maciej Szumiński poleca zaplanowanie regularnych spotkań indywidualnych z każdym członkiem zespołu w stałych regularnych terminach. – Najważniejsza jest regularność – uważa. 
Ponieważ jesteś menedżerem, nie zawsze usłyszysz bezpośrednią szczerą odpowiedź od podwładnego. Słuchaj uważnie, aktywnie, słuchaj, żeby zrozumieć, analizując to, co słyszysz i widzisz. Czasami niewerbalna komunikacja, taka jak język ciała oraz mimika twarzy, powie znacznie więcej niż słowa. 
Jak dobrać odpowiednie pytanie, żeby usłyszeć pożądaną odpowiedź podczas spotkania? Pomogą Ci w tym techniki aktywnego słuchania.

RamkA 1 Przykłady aktywnego słuchania:

  • Sparafrazuj – „Czyli chcesz, żebyśmy zmienili strategię w przyszłym roku?”.
  • Zadaj otwarte pytanie – „Rozumiem, że nie jesteś zadowolony z obecnej sytuacji. Jakie zmiany proponujesz?”.
  • Wspomnij o podobnej sytuacji – „Byłem w podobnej sytuacji w mojej poprzedniej firmie, kiedy wprowadzaliśmy nowy produkt”.
  • Zadaj zamknięte pytanie – „Ile czasu potrzebujesz na to, żeby skończyć projekt nowej strony internetowej?”.
  • Zaangażuj cichego członka zespołu – „Marku, a Ty, jakie zmiany proponujesz w związku z zaistniałą sytuacją?”.
  • P...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy