Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa szefa

3 czerwca 2020

NR 27 (Maj 2020)

Automatyzacja procesów biznesowych: przegląd praktycznych zastosowań

124

Wyobraźmy sobie firmę, w której proces składania i akceptacji wniosków urlopowych odbywa się manualnie. Pracownik najpierw pisze mail do działu HR z prośbą o przesłanie formularza, następnie go drukuje, wypełnia, podpisuje i zdobywa parafkę przełożonego. W dalszej kolejności zanosi wniosek urlopowy do działu kadr. A teraz przypuśćmy, że w obliczu sytuacji kryzysowej większość pracowników zostaje zmuszona nagle przejść na zdalny tryb pracy. Jak ma sobie z taką zmianą poradzić przedsiębiorstwo, w którym silosy informacyjne, osobiste załatwianie spraw i biurka tonące w papierach to codzienność?

Powyższy scenariusz to przykład z życia wzięty, który dobrze obrazuje, jak ważną rolę – nie tylko w prowadzeniu działalności na co dzień, ale i w przygotowaniu firmy na gwałtowne zmiany w otoczeniu biznesowym – odgrywa sukcesywne i przemyślane wdrażanie strategii cyfryzacji. Z raportu Grupy IDG „Zarządzanie zmianą i procesami biznesowymi w polskich przedsiębiorstwach” wynika, że rodzimy biznes rozumie potrzebę i wartość wynikającą z takiego kompleksowego podejścia do prowadzenia firmy. Aż 90% respondentów pozytywnie ocenia wydajność oraz elastyczność kierowania procesami w swoich organizacjach, ale tylko 1/3 z nich wykorzystuje do tego nowoczesne technologie umożliwiające automatyzację procesów biznesowych. 
– Tymczasem korzyści z wprowadzania digitalizacji w firmie jest wiele i nie chodzi tylko o upraszczanie procesów oraz umożliwianie pracownikom złapania oddechu od wykonywania nużących i powtarzalnych zadań. Automatyzacja pozwala przyjrzeć się procesom biznesowym od podszewki i zweryfikować to, jak są prowadzone, co stoi na przeszkodzie w ich płynnym działaniu i jak można je zmodyfikować, żeby biznes funkcjonował lepiej – tłumaczy Radosław Putek, CEO i prezes WEBCON. 

POLECAMY

Działy HR łapią oddech

Powyższy przykład z wnioskiem urlopowym to tylko jeden z obiegów zadań i dokumentów, który za pomocą rozwiązań do digitalizacji i automatyzacji procesów można łatwo przenieść do świata wirtualnego, eliminując przy tym zbędną papierologię, a przy okazji także upraszczając i usuwając kroki, które go niepotrzebnie wydłużają. Za inny przykład, pozostając w obszarze HR, posłużyć może wyznaczenie zastępstw na czas urlopu. W przedsiębiorstwie, które nie korzysta z technologii do automatyzowania procesów, tego typu delegacja obowiązków odbywa się z reguły w formie maila z listą zadań wysyłanego do zastępcy. Przygotowanie takiej wiadomości jest zadaniem mozolnym i często realizowanym pod presją czasu, co tworzy podatny grunt do pomyłek lub przeoczenia cennych informacji. W firmach, które wdrożyły automatyzację, proces ten przebiega znacznie szybciej i łatwo go kontrolować. Zastępcy otrzymują dostęp do konkretnych obszarów pracy osoby urlopowanej oraz związanych z tym obowiązków. Ponieważ podgląd do statusu wykonania zadań mają pracownicy zarówno zastępujący, jak i zastępowani, i jest on aktualizowany na bieżąco, ponowne wdrożenie się do pracy po wakacjach trwa krócej i przebiega bezboleśnie. 

Reorganizacja i nowe porządki

Ten sam mechanizm staje się niezwykle przydatny w sytuacji np. reorganizacji firmy, w wyniku której dochodzi do zmian na stanowiskach kierowniczych. W organizacjach, które wdrażają cyfrową transformację z użyciem nowych technologii, takich jak platformy do zarządzania i automatyzacji procesów biznesowych typu low-code, nowi szefowie pionów mogą błyskawicznie zorientować się we wszystkich zadaniach swoich bezpośrednich i pośrednich podwładnych, a w razie potrzeby modyfikować zakres dostępu poszczególnych pracowników do zadań i dokumentów firmy. 
– System dynamicznie dopasowuje się do bieżącej struktury organizacji, a wprowadzone zmiany rozciągają się nie tylko na nowe procesy i zadania, ale również te, nad którymi aktualnie pracujemy – 
przekonuje Radosław Putek, CEO i prezes WEBCON. – W naszym rozwiązaniu elastyczność pracy wzmacnia również fakt, że wszystkie aplikacje biznesowe są domyślnie zoptymalizowane pod urządzenia mobilne. Umożliwia to wykonywanie takich działań, jak np. zmiana uprawnień, wizualizacja kluczowych procesów w firmie czy szczegółowa analiza danych przedstawionych w formie wykresu lub tabeli w dogodnym dla siebie miejscu i czasie – wyjaśnia. 

Automatyzacja do zadań specjalnych

W cyfryzacji dąży się do tego, by jak najwięcej czynności można było wykonywać za pomocą narzędzi IT i gwałtowny rozwój nowych technologii faktycznie to umożliwia. Wysokiej klasy systemy klasy BPM (Business Process Management) są w stanie przełożyć dowolny proces na obieg zadań i informacji, a tym samym na aplikację biznesową. Dzięki temu, gdy w dziale prawnym powstaje np. potrzeba automatyzacji procesu tworzenia umów, za pomocą rozwiązań klasy low-code można w kilku krokach i bez kodowania zbudować narzędzie, które wygeneruje umowę wg przygotowanych szablonów i z użyciem danych pozyskanych z systemu CRM, umożliwi równoległą pracę wielu użytkowników nad dokumentem, a wersję finalną skonwertuje do formatu PDF i przypomni o potrzebie złożenia na niej cyfrowych podpisów. 
Jednocześnie warto mieć na uwadze, że w niektórych branżach pełna rezygnacja z papieru i drukarki jest bardzo trudna do osiągnięcia. Widać to na przykładzie firm logistycznych i transportowych, w których wiele dokumentów przewozowych wciąż funkcjonuje w praktyce w formie papierowej. Nie oznacza to jednak, że procesu pozyskiwania informacji z takich dokumentów nie da się zautomatyzować. Wykorzystuje się do tego m.in. sztuczną inteligencję i systemy optycznego rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition) oparte na algorytmach sieci neuronowych. Wystarczy na bazie kilku zeskanowanych dokumentów wskazać mechanizmom OCR pola wybrane do analizy, aby system w przyszłości odnalazł odpowiedni szablon, wyszukał pożądane wartości i wpisał je do formularza elektronicznego. Z użyciem tej technologii powstawało repozytorium elektroniczne dla dokumentów przewozowych w firmie ROHLIG SUUS Logistics.
– Jesteśmy operatorem logistycznym, który bardzo dużo dokumentów przewozowych skanuje i udostępnia klientom jako potwierdzenia dostaw. Mamy w tej chwili jedną wspólną platformę BPM dla wszystkich plików, która idealnie komponuje nam się zarówno z  wdrożonym za pomocą narzędzi low-code CRM-em, jak i z kolejnymi procesami, o które planujemy rozszerzyć nasz system. Dzięki temu w jednym miejscu będzie można sięgać po dokumenty i zarządzać informacją na temat wszystkich naszych kontrahentów – mówi Teresa Bukalska, Head Of Project Management Office w firmie ROHLIG SUUS Logistics.
Optyczne rozpoznawanie znaków przyda się również tym organizacjom, które potrzebują narzędzi do szybkiej ewidencji, a następnie archiwizacji papierowych dokumentów przychodzących i wychodzących oraz chcą mieć łatwy dostęp do historii danego pliku z...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy