Co każdy szef powinien wiedzieć o prowadzeniu spotkań?

Strefa szefa

Nie jest prawdą, że ludzie nie lubią spotkań. Żyjemy wśród ludzi i doceniamy dobre dyskusje. Nie lubimy złych spotkań, które marnują czas i psują współpracę. Takich, niestety, nadal jest sporo. Tobie, jako menedżerowi, szczególnie powinno zależeć na tym, żeby Twój zespół pracował sprawnie – niech Twoje statusy zespołowe będą tymi, które pomagają.

Regularny przepływ informacji to najlepszy sposób na budowanie motywacji zespołu. Według Instytutu Gallupa 67% pracowników, którzy otrzymują pozytywne opinie, bardziej angażuje się w swoją pracę. Badanie wskazuje na ścisłą zależność między pozytywnym feedbackiem a wysoką kulturą pracy. Na cotygodniowym statusie można pochwalić zespół i potwierdzić kierunek, którym podążają, lub go skorygować i dopasować narzędzia do aktualnych wyzwań.

POLECAMY

Wpływ spotkań na zespoły

Regularne spotkania, zwłaszcza w dobie pracy zdalnej, zmniejszają poczucie samotności, a zwiększają uczucie bycia częścią zespołu. Tym samym mogą zapobiegać wypaleniu zawodowemu. Pracując indywidualnie, można zagubić się we własnym obszarze, nie czując postępów. Zestawienie go z zadaniami innych podnosi świadomość, jak to się przekłada na wspólny wynik.
Systematyczne statusy, poprawiając komunikację między członkami zespołu, przekładają się na:

  • lepszą jakość wyników, bo coś, co było za trudne dla jednej osoby, mogło być rozwiązane w grupie;
  • lepsze decyzje podejmowane na podstawie więcej niż jednej perspektywy;
  • większą kreatywność – dzięki większemu doświadczeniu i liczniejszym pomysłom, a także inspirowaniu się nawzajem. Szczególnie ważne jest to w działach komercyjnych skupionych wokół klienta. Zaczyna się od dzielenia się pomysłami i doświadczeniem z klientami w grupie, a stąd już znacznie bliżej do lepszych rozwiązań i zadowolonych klientów.

Brzmi jak coś oczywistego? Tak! Jednak złe spotkania marnotrawiące czas to, niestety, powszechny problem. W ankiecie, jaką HBR przeprowadził wśród menedżerów wyższego szczebla: 65% badanych stwierdziło, że spotkania przeszkadzają im w ukończeniu pracy, dla 71% spotkania są nieefektywne, a według 64% odbywają się kosztem głębokiego myślenia.
Parafrazując znany cytat Tołstoja o szczęściu rodzin, mogę stwierdzić, że wszystkie dobre spotkania są do siebie podobne, ale każde złe jest złe na swój sposób. Bo co znaczy, że spotkanie jest złe?
Autorzy wspomnianego badania HBR wymieniają tu trzy sytuacje, biorąc pod uwagę liczbę i jakość spotkań:

  • Spotkania nie prowadzą do celu – są źle przygotowane i tak samo prowadzone. Nawet w racjonalnych liczbach i nie wpływając na pracę indywidualną, marnują potencjał pracy w grupie.
  • Dobre spotkania przynoszą efekty, ale jest ich za dużo – integrują one zespół, ale kosztem jednostek. Ludzie w takiej sytuacji nie mają czasu na własną pracę i albo wykonują ją pobieżnie, albo siedzą po godzinach.
  • Najgorsze jest połączenie dwóch powyższych sytuacji – bo kalendarze wypchane po brzegi słabymi spotkaniami rodzą frustrację.
  • ...

Pozostałe 90% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!

Przypisy