Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

31 marca 2020

NR 26 (Marzec 2020)

Sztuka komunikacji jest językiem przywództwa Jak usprawnić komunikację w firmie

32

Czy dbałość o wewnętrzną komunikację to podstawowe zadanie, z jakim muszą zmierzyć się menedżerowie na obecnym wymagającym rynku? Wielu z Was zna zapewne podstawowe zasady „właściwej” komunikacji. Bardzo często jednak okazuje się, że znamy je tylko w teorii, a życie pisze swoje scenariusze. Jak zatem przejść od teorii do praktyki?

James C. Humes, autor przemów dla prezydentów USA, twierdził, że „Sztuka komunikacji jest językiem przywództwa”. Czym zatem jest właściwa komunikacja? Co szefowie mogą zrobić, by poprawić jakość komunikacji w swojej firmie? Czy jest to potrzebne? 
Bardzo często działania podejmowane w wielu organizacjach skupiają się tylko wokół komunikacji zewnętrznej, czyli tego, w jaki sposób opowiadamy o naszej marce na rynku. Jednym  z największych błędów, jakie popełniają menedżerowie czy szefowie firm, jest skupienie się tylko i wyłącznie na działaniach zewnętrznych – mimo ich dużej wartości – przy jednoczesnym ignorowaniu kwestii dotyczących komunikacji wewnętrznej. 
Moim zdaniem nawet najlepsza komunikacja zewnętrzna będzie tylko chwilowym zwycięstwem. To, w jaki sposób komunikujemy się wewnątrz organizacji, ma bowiem przełożenie na kilka ważnych elementów, w tym:

  • atmosferę, 
  • jakość pracy i innowacyjność, 
  • szybkość reagowania zespołu,
  • to, czy Twoi pracownicy mają poczucie współuczestnictwa w tym sukcesie, jaki starasz się pokazywać na zewnątrz organizacji, np. wykorzystując portale społecznościowe, artykuły czy wizerunek, jaki firma buduje wśród klientów.

RamkA 1
Najczęstsze błędy związane z komunikacją

  • Niewystarczająca digitalizacja komunikacji – obecnie, gdy coraz więcej zatrudnionych to przedstawiciele pokolenia Y, komunikacja wewnętrzna firmy powinna brać pod uwagę obecne trendy. Warto się zastanowić, czy wysyłanie wszystkich informacji mailowo odnosi oczekiwany skutek, czy nie warto zacząć korzystać z narzędzi, które sprawdzają się w życiu prywatnym, takich jak komunikatory, intranet wzorowany na rozwiązaniach social mediów itd.
  • Brak onboardingu – każda firma ma własne know-how, wg którego funkcjonuje. Jeżeli wprowadzamy nowe osoby do organizacji i nie przedstawiamy im tych reguł, nie dziwmy się, że na którymś etapie szwankuje nam komunikacja i nie tylko.
  • Narzucanie swojego zdania – często zdarza się, że nie jesteśmy w stanie uniknąć takiego sposobu komunikacji, jednak w miarę możliwości zróbmy wszystko, aby angażować swoich ludzi i wysłuchiwać różnych punktów widzenia, tym samym dając możliwość rozwoju naszym pracowniko.
  • Złoty środek – tak jak za duża liczba spotkań, tak również mnogość narzędzi i aplikacji usprawniających komunikację może przełożyć się negatywnie na stosunki między pracownikami, którzy przestaną pracować face 2 face. Warto dbać o to, żeby nowoczesne narzędzia stanowiły wsparcie do wymiany informacji oraz danych, ale nie zastępowały rozmowy.
  • Nieprzejrzystość komunikatów – nadużywanie mowy korporacyjnej czy nieprzejrzystość przepływu informacji może niepotrzebnie wydłużyć czas zrozumienia samej treści komunikatu. Nie zaskakuj pracowników nowościami czy ważnymi rzeczami – poinformuj ich o tym pierwszy. Złe wiadomości? Lepiej usłyszeć je od szefa zamiast dowiadywać się na korytarzu. Warto również zwrócić uwagę, czy pracownicy wiedzą, do kogo zwrócić się z konkretnymi pytaniami. Takie działania mogą skrócić czas realizacji poszczególnych działań.

Nie wykorzystując potencjału drzemiącego w sprawnym komunikowaniu się, można stracić najbardziej wartościowych ludzi. Skuszeni wizją, którą nasza organizacja promuje na rynku, trafiają w jej szeregi, po czym pojawia się rozczarowanie i chęć dalszych poszukiwań. Taką tendencję wskazują nawet sami pracownicy w badaniu dotyczącym efektywnej komunikacji wewnętrznej. Jak zatem przełożyć tę innowacyjną opowieść, którą epatujemy na zewnątrz, do wnętrza naszej organizacji?
Na początku postarajmy się zrozumieć, co powoduje, że mogą pojawić się problemy z komunikacją wewnątrz organizacji. 


Do niedawna jeszcze sądzono, że wprowadzanie jakichkolwiek zasad dotyczących komunikacji wewnętrznej warto stosować jedynie w przypadku większych organizacji. W mniejszych takie problemy przecież nie występują. Siedzimy razem, zawsze możemy wymienić się opiniami, porozmawiać. No właśnie… Szybko jednak zauważono, że dobre praktyki związane z komunikacją wewnętrzną warto stosować niezależnie od wielkości firmy. Pozwala to uniknąć plotek, szumu komunikacyjnego, braku wymiany opinii czy tzw. komunikacji korytarzowej, którą bardzo trudno jest kontrolować, a bardzo często nie przynosi ona niczego dobrego. Z moich obserwacji wynika, że w przypadku dużych organizacji zarządzanie komunikacją wewnętrzną jest wręcz obligatoryjne, jednak w małych firmach czy start-upach problemy są bardzo podobne i warto eliminować je już w zarodku.
Co zatem można zrobić, aby w firmie czy zespole, którym zarządzamy, nie pojawiły się powyższe problemy. W tym miejscu warto zweryfikować, w jakiej organizacji pracujemy. Jeżeli jest to duża firma, która ma wypracowane rozwiązania dotyczące komunikacji wewnętrznej, warto dostosować się do zasad w niej panujących. Jeśli widzimy, że wymagają one zmian, starajmy się implementować dobre praktyki  do wewnątrz organizacji. Możemy to zrobić w różny sposób, np. poprzez kontakt z odpowiednimi komórkami w firmie i zgłaszanie swoich pomysłów. W przypadku małych firm takie zmiany są łatwiejsze do wdrożenia.

 

  1. PRZYKŁAD IDZIE Z GÓRY
    A jeśli nie, zacznij od swojego ogródka. Przyjrzyj się obecnemu procesowi od momentu pozyskania nowego pracownika i zweryfikuj wąskie gardła oraz możliwości rozwoju. Porozmawiaj z zespołem na temat jego oczekiwań. To od Ciebie zależy, jak ułożysz proces, aby mieć pewność, że Ty wiesz, co się dzieje w zespole, jak również...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy