Dołącz do czytelników
Brak wyników

Skuteczna sprzedaż

21 września 2020

NR 29 (Wrzesień 2020)

Rola checklist w zarządzaniu

17

Jak zwiększyć skuteczność działań, będąc pod presją czasu? Wykorzystując checklisty! Pierwsze zastosowanie checklist przypisuje się lotnictwu, które zaczęło je stosować w sytuacjach awaryjnych i kryzysowych, zapobiegając możliwym wypadkom. 

Kiedy pilot samolotu zauważa świecące się kontrolki ostrzegawcze lub wykonuje czynności rutynowe w trakcie lotu, korzysta z checklist napisanych specjalnie na te okoliczności. Od odpowiedniego zachowania zależy bezpieczeństwo pasażerów – w checklistach piloci znajdują konkretne wskazówki, jak postępować w ważnych sytuacjach.

POLECAMY

Checklista jest przydatna wszędzie tam, gdzie robimy coś ważnego i nie chcemy pominąć żadnego z obszarów działań. Sprawdza się także, kiedy opracowujemy proces optymalnego postępowania. Dobrym sposobem na jej zastosowanie jest skontrolowanie siebie w obszarach, nad którymi aktualnie pracujemy, a chcemy mieć pewność, że nie pominęliśmy żadnego ważnego aspektu w danym kontekście.

Checklisty przydają się szczególnie wtedy, kiedy musimy w dość krótkim czasie zająć się złożoną czynnością, np. zaplanować strategię sprzedażową lub strategię budowania zaangażowania pracowników, i chcemy uwzględnić wszystkie ważne obszary. Mają zastosowanie także do bardziej rutynowych zadań, takich jak przygotowywanie konferencji, prowadzenie spotkań, wystąpień publicznych czy telemarketing. Zaletą korzystania z nich jest koncentracja na ważnych aspektach obszaru, nad którym aktualnie pracujemy, z praktycznej i strategicznej perspektywy. To narzędzia do zadań specjalnych.

Korzystaj z doświadczeń
Checklisty powstają na bazie doświadczeń: zarówno dobrych, jak i tych złych praktyk. Dają możliwość usystematyzowania złożonych obszarów wiedzy i umiejętności. Koncentrują się na kluczowych aspektach danego problemu, a nie są szczegółowymi instrukcjami postępowania: rzucają światło tam, gdzie należy skierować uwagę w danym kontekście.

Roli checklist nie da się przecenić – ratują życie, oszczędzają czas, porządkują wiedzę, poprawiają jakość produkcji. Warto się zaprzyjaźnić z nimi i znajdować zastosowanie dla nich tam, gdzie zależy nam na produktywności.

Checklista towarzyszy mi od momentu, kiedy zacząłem pracę w sieci serwisów samochodowych Grupy Volkswagena. Posługiwaliśmy się nią w kontekście wdrażania standardów sprzedaży samochodów, obsługi klienta w serwisie czy rutynowych przeglądów samochodów, a wszystko to w służbie zarządzania jakością. Stała się dla mnie naturalnym narzędziem do pracy w trakcie wdrażania i szkolenia nowych pracowników. 

Kiedy trafiłem na książkę Atula Gawande Potęga checklisty, uświadomiłem sobie, jak to proste narzędzie wprowadza porządek, ogranicza stres, a w związku z tym zwiększa poprawność wykonywanej pracy na sali operacyjnej, w lotnictwie czy w budownictwie. 

Kilka lat później checklista stała się inspiracją do tworzenia narzędzi strategicznego rozwoju Pro Tools, z których w dużej części składa się napisany przeze mnie narzędziownik.

Każdy akronim z „Pro” w nazwie pochodzi od nazw kluczowych kompetencji, działań, które należy uwzględnić, aby przyjrzeć się z lotu ptaka danemu obszarowi. Pro Time Tools, Pro Active Tools i Pro Sell Tools stały się kanwą do napisania moich książek. Na przykład P w modelu Pro Sell Tools oznacza obszar Pain & Pleasure, czyli ból i przyjemność, które są nierozerwalnie związane z fundamentem sprzedaży, jakim są potrzeby klienta.
„Pro” w każdym akronimie ma korzenie z jednej strony w profesjonalizmie, a z drugiej w proaktywności. Część środkowa (Time, Sell, Creative) wskazuje na obszar, którego dana checklista dotyczy, a słowo Tools podkreśla narzędziowy charakter poszczególnych elementów akronimu.

Być może zastanawiasz się, czemu do projektowania checklist wykorzystuję język angielski. Powód jest bardzo prosty – język ten lepiej nadaje się do ich tworzenia. Jak by brzmiało określenie: Pro Czasowe Narzędzia? Mam nadzieję, że zwolennicy języka polskiego w nazewnictwie biznesowym mi wybaczą.

Zastosowanie checklist Pro Tools i innych narzędzi

Słowem kluczem jest tutaj „projektowanie”. Na warsztatach strategicznego rozwoju poszczególne obszary są kanwą do ćwiczeń lub wspólnego wypracowania rozwiązań, które bazują na częściach danego modelu. W ten sposób można indywidualnie lub zespołowo zaprojektować konkretne obszary rozwojowe. 

Na przykład, w przypadku Pro Time Tools będzie to wypracowanie indywidualnego, efektywnego systemu pracy, w kontekście Pro Active Tools opracowanie strategii budowania zaangażowania pracowników, a wykorzystując model Pro Sell Tools – zaplanowanie efektywnej strategii sprzedaży.

Innym sposobem na zastosowanie checklisty jest sprawdzenie siebie w obszarach, nad którymi aktualnie pracujesz, a chcesz mieć pewność, że nie pominąłeś/aś żadnego ważnego aspektu w danym kontekście. Analizując checklistę delegowania (Delegation Tools), możesz sprawdzić, jakie obszary wymagają Twojego rozwoju i jakie działania w tym obszarze możesz jeszcze podjąć.

Zastosowanie checklist Pro Tools wiąże się z ideą „szkolenia na jednej stronie”. Zależało mi na stworzeniu praktycznego narzędzia dla uczestników, które będzie podręczne i użyteczne w codziennym zastosowaniu. Jak większość z nas wie z doświadczenia, materiały szkoleniowe nie zostają na dłużej z uczestnikami – zapomina się o nich, ale podręczna checklista może być użyteczna, bo dzięki niej łatwo wrócić w codziennej praktyce do treści omawianych na szkoleniu.

Oczywiście, oprócz Pro Tools w tym narzędziowniku umieszczam wiele innych akronimów, które od lat znamy w biznesie: SMART, AIDA czy ORDER, a także takich, które sam stworzyłem na podstawie posiadanej wiedzy lub ciekawej literatury.

Jak powstają checklisty Pro Tools?

Checklisty Pro Tools powstały na bazie wieloletnich doświadczeń, analizy wielu modeli zarządzania, lektury książek i artykułów, a przede wszystkim w wyniku obserwacji skutecznego, praktycznego działania. Dają możliwość usystematyzowania złożonych obszarów wiedzy i umiejętności. Aby je opracować, przyglądałem się również działaniom najlepszych firm i osób odnoszących sukcesy w danej dziedzinie.

Przydają się one szczególnie wtedy, kiedy musimy w dość krótkim czasie zająć się złożoną czynnością, np. zaplanować strategię sprzedażową lub strategię budowania zaangażowania pracowników, i chcemy uwzględnić wszystkie ważne obszary. Mają one zastosowanie także w bardziej rutynowych zadaniach, takich jak prowadzenie spotkań, wystąpień publicznych czy telemarketingu. Zaletą korzystania z Pro Tools jest koncentracja na ważnych aspektach obszaru, nad którym aktualnie pracujemy, z praktycznej i strategicznej perspektywy. 

Checklisty są ważnym narzędziem wspierającym firmy w zarządzaniu wiedzą i procesami. Warto pomyśleć o stworzeniu...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "Nowa Sprzedaż"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy