Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

30 lipca 2020

NR 28 (Lipiec 2020)

Jak tworzyć strukturę oferty handlowej

2

Profesjonalne przygotowanie oferty handlowej pod kątem jej struktury, wyglądu i przejrzystości to wbrew pozorom zadanie niełatwe. Od dobrze skrojonej oferty bardzo często zależy to, czy zdobędzie ona uznanie w oczach klienta. Liczy się tutaj jakość, ilość, odpowiedniość i sposób prezentowania komunikatów sprzedażowych oraz firmy.

Dobra oferta podkreśla i buduje markę firmy

Oferta, z którą spotyka się klient, jest bardzo często pierwszą wizytówką firmy. Na jej podstawie odbiorca może kreować swoje nastawienie do firmy jako całości. Przygotowując ofertę, warto zatem zadbać o detale, tak pod względem graficznym, strukturalnym, jak i oczywiście merytorycznym. Warto zainwestować w graficzne przygotowanie layoutu oferty przez profesjonalnego grafika. Przeglądanie jej trochę przypomina reakcję na CV: dobrze przygotowana zwiększa chęć podjęcia współpracy, a zrobiona nieprofesjonalnie, osłabia wizerunek i zaufanie do firmy. 

POLECAMY

Wyróżniki dobrze przygotowanej oferty

Zadbaj o to, aby oferta zawierała jak najwięcej konkretów, a jak najmniej lania wody. Współcześnie klienci nie mają czasu na zagłębianie się w szczegóły, które nie są istotne. Nawet jeżeli działamy w branży, w której oferty nie są rozbudowane, należy zadbać o dobre doświadczenie klienta z obcowaniem z ofertą – generalnie im jest ona prostsza, bardziej precyzyjna i przejrzysta, tym lepiej. Jasno ma z niej wynikać, za co klient płaci i jakiego zaangażowania się od niego wymaga.
Dobra oferta przede wszystkim odpowiada na potrzeby klienta, które wyraził w zapytaniu lub w trakcie badania potrzeb. Powinna też zawierać informacje, które z jednej strony budzą zaufanie klienta do marki firmy i produktu, a z drugiej ograniczają poczucie ryzyka w trakcie podejmowania decyzji zakupowych.
Jeśli robi się ona niebezpiecznie długa, warto przygotować jej skrócony formularz, a wszelkie dodatki przesłać w załącznikach, z którymi potencjalny klient będzie mógł się zapoznać, jeśli będzie miał taką potrzebą. Mam tu na myśli szczególnie rozbudowane projekty, case study, referencje, które nie muszą znajdować się w głównej części oferty.
Jeśli wiesz, że Twoja oferta trafi do zarządu czy do innych osób decyzyjnych, warto zrobić krótkie jednostronicowe podsumowanie, w którym zawrzesz najważniejsze elementy. Osoby na wysokich stanowiskach nie mają czasu na czytanie wielostronicowych dokumentów.

Cross-selling i up-selling 

Jeśli jest taka możliwość, warto zastosować techniki cross-sellingu i up-sellingu, które pozwalają na zwiększanie wartości zamówienia teraz albo w przyszłości. Pamiętajmy, że na wszelkich dodatkach zarabiamy przy okazji, a często pomagają one klientowi podjąć decyzję i pokazać kompleksowość oferty. W ten sposób klient dowiaduje się też o ofertach, z których może skorzystać przy okazji. Warto zaproponować dwa, a może nawet trzy warianty, które będą odpowiadały w różny sposób na potrzeby klienta, np. wariant tani, średni i premium. Można przedstawić także usługi dodatkowe, serwisowe lub abonamentowe, które potencjalnie mogą się znaleźć w orbicie zainteresowań klienta.

Problemy w trakcie przygotowania oferty

Obserwując pracę w działach handlowych, widzę kilka często powtarzających się błędów w trakcie przygotowywania ofert. Wiele z nich ma nieprzemyślaną strukturę, zbyt dużo albo zbyt mało informacji, które utrudniają podejmowanie decyzji. W bardziej złożonych produktach brakuje jednego spójnego przemyślanego sposobu prezentacji: każdy robi ją na swój sposób.
Jeśli jest to oferta skierowana do zarządu, to bardzo często brakuje jej skrótowego podsumowania.

Dopasowanie oferty do branży

Każda branża rządzi się swoimi prawami, jeśli chodzi o przygotowanie oferty. W branży szkoleniowo-konsultingowej posługujemy się bardzo rozbudowanymi ofertami opisującymi doświadczenie trenerów know-how firmy szkoleniowej, programy, procesy, case study itp. W branży motoryzacyjnej otrzymujemy bardzo rozbudowane specyfikacje produktu, co wynika ze złożoności współczesnych samochodów i możliwych wariantów. W branżach technicznych, gdzie oferuje się np. części zamienne, nie stosuje się zbędnej kurtuazji, oferta zawiera się na jednej stronie i wygląda bardziej jak zamówienie czy faktura. Najważniejszym składnikiem jest wtedy cena, rabat i warunki dostawy. 

RamkA 1
Lista elementów, które warto rozważyć w przygotowaniu oferty

  • Czytelny layout.
  • Strona tytułowa.
  • Dane kontaktowe i zdjęcie osoby przygotowującej ofertę.
  • Do kogo skierowana jest oferta.
  • Wstęp – krótkie wprowadzenie dla klienta.
  • Krótka prezentacja firmy: misja, wizja i wartości.
  • Jak zrozumieliśmy potrzeby klienta.
  • Założenia, które przyjęliśmy do tworzenia.
  • Krótkie wprowadzenie i podsumowanie dla zarządu.
  • Doświadczenia w podobnych projektach.
  • Warianty i możliwości dodatkowe.
  • Graficzna reprezentacja procesu zakupu i obsługi.
  • Terminy realizacji etapów usługi.
  • Korzyści i wartość dodana, które wnosi oferta.
  • Posiadane certyfikaty.
  • Listy klientów, dla których realizowaliśmy usługi.
  • Referencje.
  • Case study.
  • Portfolio.
  • Podsumowania liczbowe: lata doświadczeń, liczba zrealizowanych projektów itp.
  • Kosztorys – ceny netto/brutto.
  • Warunki realizacji.
  • Warunki płatności.
  • Koszty dodatkowe, logistyki itp.
  • Termin ważności oferty.

Przygotowanie szablonu 

Warto przygotować wspólny dla...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy