Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp , Okiem praktyka & konsumenta

11 lutego 2020

JAK WYBRAĆ SYSTEM ERP DLA BRANŻY HANDLOWEJ W 10 KROKACH?

48

Dane GUS pokazują, że blisko 50% przedsiębiorstw z sektora handlu w Polsce nie wykorzystuje systemów wspierających zrządzanie, jak ERP (Enterprise Resource Planning) czy CRM (Customer Relationship Management). W dzisiejszych czasach, gdy nadążanie za cyfrową transformacją może decydować o być albo nie być danej firmy – ten wynik zdecydowanie powinien być lepszy. Jeżeli zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP w swojej firmie, to niniejszy artykuł może Ci pomóc podjąć odpowiednią decyzję.
 

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto zadać sobie pytanie, czego właściwie można oczekiwać od systemu ERP. Nasze doświadczenie pokazuje, że największe zalety systemu ERP to:

1. Efektywniejsze prognozowanie i zwiększenie sprzedaży.

2. Wielokanałowość (omnichannel) oraz zarządzanie sprzedażą w kanałach offline i online.

3. Redukcja kosztów.

4. Zarządzanie zapasami i optymalizacja łańcucha dostaw.

5. Budowanie lojalności klientów.

6. Wzrost bezpieczeństwa danych i zgodność z ustawowymi wymaganiami RODO.

 

Bez długich wstępów, przejdźmy do tego, jak wybrać system ERP w 10 krokach:


1. Zadaj sobie pytanie: do czego potrzebuję systemu ERP? Rozważania nad ewentualną implementacją należy rozpocząć od udzielenia odpowiedzi na to pytanie. Jak wynika z naszego wieloletniego doświadczenia, klienci często są świadomi podstawowych możliwości systemów ERP. 
Znają też mniej-więcej rozwiązania dostępne na rynku, w końcu przed samym wdrożeniem proszą o oferty z różnych źródeł. Najczęściej jednak 
firmy nie znają pełni potencjału systemów wspomagających zarządzanie. Dlatego też, przed rozpoczęciem poszukiwań dostawcy, dokładnie określ swoje potrzeby i zmapuj biznesowe procesy. Wbrew pozorom nie każda firma jest ich świadoma, a bez tego ciężko będzie o udaną współpracę przy wdrożeniu systemu ERP. Koniecznie zastanów się: Î Z jakimi problemami się zmagasz obecnie?  Î Jakie cele chcesz osiągnąć w pespektywie krótko- i długoterminowej?  Î Na jakie korzyści liczysz po wdrożeniu systemu?  Î Na jakich funkcjonalnościach zależy Ci obecnie najbardziej?  Î Czy system ma zastąpić dotychczas wykorzystywane rozwiązania IT, 
 czy być ich uzupełnieniem? 
Ten pierwszy krok ułatwi Ci podjęcie właściwej decyzji, a dostawcy pozwolą przygotować lepszą, bardziej dopasowaną do Twoich potrzeb, ofertę. Ostatecznie krok ten będzie miał również wpływ na dopasowanie produktu do Twoich potrzeb. Wystarczy, że zapytasz o możliwości systemu, a doświadczeni konsultanci będą w stanie pomóc i przedstawić gotowe rozwiązanie danego problemu.


2. Zaplanuj budżet oraz harmonogram To jedne z najważniejszych punktów na etapie planowania wdrożenia systemu ERP. Odpowiedź na pytanie, jaki budżet możemy przeznaczyć na wdrożenie, od razu wskaże nam, jakie konkretne systemy możemy rozważać. Oczywiście wszystko zależy od zakresu wdrożenia i wielkości firmy. Jednak implementacje największych systemów, takich jak np. Microsoft Dynamics 365, wymagają budżetów siedmiocyfrowych. Jeżeli chodzi o harmonogram, to warto pamiętać, że wdrożenie ERP jest bardzo angażujące i część pracowników będzie musiało zostać przeniesionych z bieżącej działalności operacyjnej na czynności związane z „odpaleniem” systemu. Najważniejsze jest określenie momentu, w którym system może być uruchomiony. Przed implementacją musisz zdefiniować okresy, kiedy sprzedaż jest największa – dla branży retail będzie to zapewne okres przedświąteczny. Następnie należy tak zaplanować fazę uruchomienia systemu, żeby wypadała w spokojniejszym czasie. 


3. Zastanów się, czy to na pewno dobry moment na wdrożenie Prawda jest taka, że nie wszystkie wdrożenia się udają, a trzeba pamiętać, że implementacja często trwa rok i dłużej. Nie zawsze przyczyna leży po stronie technologii czy dostawcy oprogramowania. Jest wiele przykładów pokazujących, że to efekt nieprzygotowania po stronie organizacji, braku elastyczności, zasobów czy niewystarczającego zaangażowania zarządu. Przykładowo Wollwort, sieć australijskich domów towarowych, chciał zastąpić tworzony własnymi siłami system ERP nowszą, zintegrowaną aplikacją. Wdrożenie nowego systemu spowodowało jednak, że menedżerowie sklepów, którzy otrzymywali co tydzień raporty dotyczące zysków i strat, nie byli w stanie ich otrzymywać przez blisko 18 miesięcy. Problem pośrednio wynikał ze zmiany procedur zbierania danych. Jednak głównie winę ponosił brak zrozumienia własnych procesów i procedur, które nie były udokumentowane. Dlatego zanim podejmiesz decyzje o wdrożeniu, zastanów się, czy Twoja organizacja jest gotowa na zmiany. Czy też lepiej może trochę poczekać?


4. Zaangażuj ludzi. Nie zapominaj, że z systemu korzystać będą ludzie – to im technologia ma pomóc w realizacji zadań. Dotyczy to pracowników na każdym poziomie zarządzania. Z tego względu upewnij się, że Twój zespół jest gotowy na zaangażowanie w proces wdrożenia systemu ERP, które jest czasochłonne i angażujące. Liczba pracowników, która będzie zaangażowana we wdrożenie, zależy od wielkości firmy i tego, ile obszarów firmy chcemy przenieść do ERP. Zasada jest taka, że każdy obszar powinien być wsparty przez eksperta z firmy, w której trwa wdrożenie. Może być oczywiście tak, że jeden ekspert odpowiada za więcej niż jedną płaszczyznę, ale dobrą praktyką jest wsparcie takiej osoby przez jeszcze jednego pracownika. Zatem, jeżeli w mniejszej firmie wdrażamy od 3 do 5 obszarów działalności, to po stronie klienta powinno być zaangażowanych 
 6-7 osób. W przypadku dużych firm, które mają powyżej 1000 pracowników, może to być nawet 20-30 osób, przy czym ta druga liczba to już górna granica, powyżej której ciężko będzie o skoordynowanie wdrożenia we wszystkich obszarach. W takim wypadku optymalne będzie wsparcie kilkunastu, maksymalnie do 20 ekspertów. Pamiętaj – 
 brak udziału ludzi w projekcie zwiększa ryzyko jego niepowodzenia! Konsultanci oraz testerzy dostawcy oprogramowania zawsze będę znali biznes i specyfikę działania Twojej organizacji gorzej od kluczowych użytkowników – to oni są świadomi specjalnych przypadków i wyjątków występujących w Twojej firmie.


5. Zdecyduj, czy wolisz rozwiązanie chmurowe,  czy on-premise. Bez wątpienia świat zmierza w stronę chmury. Pokazują to m.in. dane IDC, według których globalne przychody z publicznej chmury w 2018 r. wyniosły blisko 183 miliardy dolarów. Daje to wzrost o 27,4% w porównaniu z rokiem 2017, kiedy wartość ta wynosiła 143 miliardy dolarów. Jak to wygląda na naszym rynku w praktyce? Jeszcze niedawno klienci preferowali tradycyjny model on-premise, czyli oprogramowanie instalowane na infrastrukturze klienta, z dożywotnią licencją i własnym działem IT, rozwijającym system ERP. Obecnie widzimy zdecydowaną zmianę preferencji. Znaczna większość naszych klientów wybiera rozwiązania w chmurze, które są prostsze, wygodniejsze, bezpieczniejsze i zwyczajnie tańsze w utrzymaniu. 6. Wdrożenie przez własny dział IT  czy współpraca z firmą wdrożeniową? Wdrożenie systemu ERP przez pracowników wewnętrznego działu IT nie jest popularnym wyborem. Według danych GUS wśród przedsiębiorstw, które zatrudniają minimum 10 pracowników, blisko 75% firm, które rozwijają systemy wspomagające zarządzanie biznesowe, jak ERP czy CRM, korzystają z pomocy podmiotów zewnętrznych. Powody są dość proste – tylko największe firmy mogą sobie pozwolić na stałe zatrudnienie ekspertów, którzy przeprowadzą wdrożenie. Dodatkowo rozwój systemu ERP przez pracowników może być utrudniony w momencie odejścia wewnętrznego eksperta.


7. Wybierz dostawcę systemu ERP Na rynku jest wielu dostawców systemów, zarówno globalne korporacje, jak i polskie firmy dostarczające rozwiązania w chmurze obliczeniowej oraz on-premise. Ogranicz wybór do kilku firm. To oszczędzi czas, zdecydowanie przyspieszy wdrożenie i zwrot z inwestycji. Zwróć uwagę na to, czy docelowo Twoja firma będzie chciała skorzystać z dodatkowych rozwiązań IT uzupełniających funkcjonalnie wdrożony system. Jeśli tak, sprawdź, czy dostawca je oferuje. Złożony ekosystem od jednego dostawcy działa bardziej niezawodnie. Oznacza także brak konieczności integrowania systemów od różnych producentów, co zawsze jest wymagające i kłopotliwe. Dodatkowo dowiedz się, w jakich branżach doświadczenie ma firma wdrożeniowa. To punkt obowiązkowy, a jednocześnie łatwy do zweryfikowania. Sprawdź, ile i jakich projektów zrealizował dostawca i firma wdrożeniowa. Czy mają na swoim koncie projekty o podobnej skali? Znajomość branży handlowej ze strony dostawcy to klucz do znalezienia wspólnego języka na etapie implementacji systemu, który przełoży się na zrozumienie potrzeb klienta. Dodatkowo, dzięki znajomości rozwiązań usprawniających działalność przedsiębiorstw w danej branży, możesz liczyć na rozwiązanie lepiej dopasowane do wyzwań, z którymi się zmagasz.


8. Ustal zasady współpracy Fundamentem satysfakcjonującej współpracy powinna być partnerska relacja, w której rozliczenia są transparentne. Sprawdź, co znajduje się w warunkach i cenie usług serwisowych. Na rynku występują duże różnice w cenach usług. W efekcie może się okazać, że z pozoru atrakcyjna oferta finalnie będzie dużo droższa na przestrzeni długoletniej współpracy. Wielu dostawców np. nie określa poziomu realizacji usług utrzymaniowych. To koszty ukryte, które w wieloletniej perspektywie mają znaczenie. Warto też przeanalizować kanały komunikacji oferowane przez providera i czas reakcji na zgłoszenia (tzw. SLA). W sytuacji kryzysowej lub nagłej potrzebie zmiany charakteru usług klient oczekuje szybkiej 
responsywności i kompetentnej porady ze strony swojego dostawcy. Standardem powinien być nie tylko mail i obsługa telefoniczna, ale także np. Skype oraz dedykowany portal klienta.


9. Jak definiować sukces? Jeszcze przed wdrożeniem należy zdefiniować mierzalne wskaźniki, które pozwolą nam ocenić, czy wdrożenie zakończyło się sukcesem. W przypadku branży handlowej będzie to przede wszystkim zwiększenie sprzedaży, uzyskanie przewagi konkurencyjnej czy ograniczenie kosztów (w tym kosztów IT), które pomogą zrównoważyć wydatek na wdrożenie systemu. Dodatkowym wskaźnikiem może być czas, jaki upływa od momentu złożenia zamówienia do jego wyjścia do klienta.


10. Uzbrój się w cierpliwość Czas implementacji w sektorze handlu jest uzależniony od wielkości klienta oraz od jego wymagań. U małego klienta, od momentu wyboru dostawcy, czyli od początku analizy jego potrzeb, do uruchomienia systemu potrzeba zazwyczaj około 8 miesięcy. U największych firm ten czas potrafi się zwiększyć nawet do 2 lat. Poza tym, korzyści z wdrożenia systemu nie są widoczne od razu. Pierwsze tygodnie po wdrożeniu to często praca bardziej wzmożona niż w trakcie wdrożenia, żeby zoptymalizować działanie systemu, ale też żeby wyszkolić pracowników, którzy mają z niego korzystać. Dopiero po tym czasie efekty zaczynają być widoczne i można się cieszyć z zakończonego procesu implementacji systemu ERP oraz zacząć liczyć zwrot z inwestycji.
Wymienione punkty to oczywiście nie wszystko, na co trzeba zwrócić uwagę, ale są solidną podstawą, od której możesz zacząć. Pamiętaj, że dobre zrozumienie własnych potrzeb oraz procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie, w połączeniu ze wsparciem kompetentnego partnera, który przeprowadzi klienta przez wdrożenie, to najważniejsze aspekty, dzięki którym cały proces pójdzie możliwie gładko.

Przypisy